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○航空・鉄道事故調査委員会 達 第4号
国土交通省文書管理規則(平成13年国土交通省訓令第2号)第55条の規定に基づき航空・鉄道事故調査委員会文書管理規則を次のように定める。
平成13年10月1日
航空・鉄道事故調査委員会 委員長 佐藤 淳造
航空・鉄道事故調査委員会文書管理規則
改正 平成14年4月1日 達 第2号
平成15年4月1日 達 第1号
第1条 この達は、国土交通省航空・鉄道事故調査委員会(以下「委員会」という。)における行政文書の管理について必要な事項を定めることにより、事務処理の適正化と能率の向上及び行政機関の保有する情報公開に関する法律(平成11年法律第42号)の適正かつ円滑な運用を図ることを目的とする。
(適用の範囲)
第2条 委員会における文書の管理については、別に定めるところによる場合を除き、この達の定めるところによる。
(用語の定義)
第3条 この達における用語の意味は、次のとおりとする。
第4条 委員会の意思決定にあたっては、文書(図面及び電磁的記録を含む。以下、この条において同じ。)を作成して行うこと並びに委員会の事務及び業務の実績について文書を作成することを原則とする。ただし、次の場合については、この限りでない。
2 前項第1号に該当し、文書を作成せずに事務の処理をした場合にあっては、事後に速やかに文書を作成しなければならない。
(行政文書の管理体制)
第5条 事務局に総括文書管理者及び文書管理者並びに文書管理担当者各1人を置く。
2 総括文書管理者は、事務局長をもって充てる。
3 文書管理者は、事務局総務課長をもって充てる。
4 文書管理担当者は、事務局総務課課長補佐(管理担当)をもって充てる。
(総括文書管理者等の職務)
第6条 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
2 文書管理者は、総括文書管理者の命を受け、総括文書管理者を補佐するものとするとともに次の事務を行うものとする。
3 文書管理担当者は、文書管理者の命を受け、文書管理者を補佐するものとする。
(備付簿冊等)
第7条 事務局には、次の簿冊を備えるものとする。
(電子的方式による管理の原則)
第8条 委員会の保有する行政文書については、電子的方式により管理を行うことを原則とする。
第2章 受付け及び配布
(受付けの方法)
第9条 行政文書の受付けは、事務局総務課において行うものとする。ただし、次に掲げる場合は、この限りではない。
2 前項各号の規定により文書を受け取った者は、当該文書を速やかに文書管理担当者に送付するものとする。
3 電子メールにより発せられた行政文書は、委員会の電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に、委員会に到着したものとみなす。
4 行政文書を受け付けた文書管理担当者は、受け付けた行政文書(電子行政文書及び第6項の規定により登録をした行政文書を除く。)が次に掲げるものである場合は、当該行政文書に受付・受領印(様式5)を押し、受付件名簿に当該行政文書の件名、受付年月、受付・受領番号等所要の事項を登録するものとする。
5 前項の行政文書が電子行政文書である場合は、当該行政文書の件名、受付年月日、受付・受領番号等所要の事項をシステム上登録するものとする。
6 行政文書を受け付けた文書管理担当者は、書留郵便若しくは民間事業者による信書便の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者(以下「一般信書便事業者等」という。)の提供する同条第2項に規定する信書便(以下「信書便」という。)の役務のうち、書留郵便に準ずるものとして一般信書便事業者等において当該信書便物(同法第2条第3項に規定する信書便物をいう。)の引受け及び配達の記録をした信書便(以下、「書留郵便等」という。)、配達証明郵便若しくは一般信書便事業者等の提供する信書便の役務のうち、配達証明郵便に準ずるものとして一般信書便事業者等において当該信書便物(同法第2条第3項に規定する信書便物をいう。)を配達し、若しくは交付した事実を証明した信書便(以下「配達証明郵便等」という。)又は特殊な物件が添付されているものについては、書留簿に当該行政文書の件名、受付年月日、書留番号等所要事項を登録するものとする。
(配布)
第10条 事務局総務課は、前条第1項本文の規定により受け付けた行政文書を当該文書の内容に係る事項を担当する者に直ちに配布するものとする。
(所管外文書)
第11条 文書管理担当者は、配布された行政文書の中に委員会の所管に属しないものがある場合は、直ちに大臣官房総務課若しくは担当部局当に返付し、又は回付する等適切な措置をとるものとする。
(親展文書の処理)
第12条 文書管理担当者は、親展文書を受領したときは、速やかにこれを名あて人に配布しなければならない。
(受付及び受領)
第13条 第9条の受付・受領番号は、次の各号に掲げる表示を当該各号順に並べたものとする。
2 前項第2号の番号は、それぞれの受付又は受領の順序による通し番号とし、年度ごとに更新するものとする。
第3章 作成及び決裁
(行政文書作成の原則)
第14条 行政文書の作成に当たっては、わかりやすい用字用語により的確かつ簡潔に記載するものとする。
2 行政文書の作成に当たっては、別に定めるところにより、作成担当係、作成時期、保存期間並びに保存満了時期を明示しなければならない。
(起案)
第15条 回答、通知、供覧等の措置を必要とする行政文書を受領したとき又は通知等の発議が必要と認められるときは、当該事案の担当者は、速やかに起案の措置をとらなければならない。
(起案の方法)
第16条 起案は、原則として一つの事案ごとに行うものとする(電子的方式による場合を除く。)。
2 起案をする場合には、原則として、次に掲げるところによるものとする。
3 電子的方式により起案をする場合は、次に掲げるところによるものとする。
4 起案者は、起案に際し、起案簿に起案件名、起案年月日、起案番号等所要の事項を登録するものとする。
(起案番号)
第17条 前条の起案番号は、次の各号に掲げる表示を各号順に並べたものとする。
2 前項第3号の番号は、起案の順序による通し番号とし、年度ごとに更新するものとする。
(決裁又は承認の方法)
第18条 決裁又は承認は、起案文書の所定の箇所に押印又は朱書きによるサインにより行うものとする(電子的方式による場合を除く。)。
2 電子的方式による決裁又は承認は、起案文書の所定の箇所に決裁又は承認したことを入力し、記録することにより行うものとする。
3 起案文書の承認の順序は、当該起案文書に表示した合議先の順序とする。
(大臣等の決裁を要する起案文書等の取扱い)
第19条 事務局における起案文書のうち、大臣、副大臣、大臣政務官、事務次官、官房長(以下「大臣等」という。)の決裁又は承認を要するものは、事務局長の承認を終えた後、大臣官房総務課に送付しなければならない。
2 大臣官房総務課の審査を経た後、大臣等の決裁を必要とするものは、官房長、事務次官、大臣政務官、副大臣、大臣の順序により決裁を受けるものとする。
(起案文書の修正)
第20条 起案文書の修正は、朱書きで行うものとし、修正した部分に押印するものとする(電子的方式による場合を除く。)。
2 電子的方式による起案文書の修正は、起案文書の所定の箇所に修正すべき内容を入力し、記録することにより行うものとする。
3 内容の変更を伴う修正については、起案者に連絡をしてこれを行う。この場合において、起案者は、その修正の内容がそのときまでに承認者に関係のあるものであるときは、その者に連絡するものとする。
(代決等)
第21条 決裁者が出張、休暇その他の理由により決裁を行うことができない場合において、至急に処理しなければならない事案があるときは、国土交通省決裁規則(平成13年国土交通省訓令第1号、以下「決裁規則」という。)及び航空・鉄道事故調査委員会決裁規則(平成14年航空・鉄道事故調査委員会達1号、以下「委員会決済規則」という。)において定められた者若しくは決裁者からあらかじめ指定を受けた者が「代」の表示をした上で決裁をすることができる。この場合において、指定を受けた者は、事後に、当該決裁者に報告するものとする。
2 承認者が出張、休暇その他の理由により決裁を行うことができない場合において、至急に処理しなければならない事案があるときは、第1項の規定を準用する。
(専決)
第22条 大臣の職権に係る決裁文書の専決については、決裁規則の定めるところによる。この場合において、専決者は、大臣が押印又はサインすべき箇所に「専決」と表示するものとする。
2 委員長の職権に係る決裁文書の専決については、委員会決裁規則に定めるところによる。この場合において、専決者は、委員長が押印又はサインすべき箇所に「専決」と表示するものとする。
(廃案)
第23条 起案文書について、決裁者が反対の決定をした場合又は決裁手続中において事務局長が撤回の決定をした場合には、当該起案文書は廃案となるものとする。
2 廃案となった起案文書は、その左側上部に「廃案」の表示を朱書きして整理する ものとする(電子的方式による場合を除く。)。
3 電子的方式により起案をした場合において廃案となった起案文書は、起案文書の所定の箇所に廃案となったことを入力し、記録することにより整理するものとする。
(持ち回り)
第24条 起案文書で至急に処理する必要があるもの又は詳細な説明をする必要のあるものは、事務局長又はその指名する者が携行して決裁を受け、又は供覧を行うものとする。
第4章 施行
(発送の方法)
第25条 行政文書の発送は、次の方法により行うものとし、それぞれ次の課等において行うものとする。
2 他の省庁への発送は、原則として、省庁間電子交換システムを利用するものとする。
3 電報及びファクシミリによる発送は、軽易な行政文書又は至急に処理を要する文書に限るものとする。
4 電子メールにより発した行政文書は、相手方の電子計算機に備えられたファイルへの記録がなされた時に、委員会から発せられたものとみなし、当該記録がされた後通常その出力に要する時間が経過した時に相手方に到達したものとみなす。
(発送の手続き)
第26条 文書管理担当者は、決裁を終えた後、速やかに、浄書し、照合し、並びに公印及び契印の押印をし、前条に定める方法により、発送しなければならない。ただし、次に掲げる場合は、契印の押印を受けることを要しない。
2 電子行政文書を電子メールにより発送するときは、前項の規定による公印及び契印の押印に代えて、電子署名を行うものとする。
3 第1項の規定により、行政文書を発送したときは、文書管理担当者は、発送年月日を起案簿に登録するものとする。
(官報原稿等の送付)
第27条 起案者は、省令、告示その他官報に掲載する必要のある事案について決裁が終わった場合は、浄書し、及び照合して官報原稿を作成し、当該原稿に決裁文書を添えてこれを大臣官房総務課に送付するものとする。
2 前項の場合において、官報に掲載すべき事項が長文であること、掲載すべき時期が制限されていること等特別な事情があるときは、あらかじめ、予備原稿を送付するものとする。
第5章 整理及び保存
(整理及び保存の原則)
第28条 行政文書は、散逸、消失、汚損、改ざん等のないよう整然と整理し、常にその所在並びに処理の経過及びその状況を明らかにしておくとともに、組織としての管理が適切に行い得る専用の場所で保存するものとする。
2 行政文書を保存する場合は、保存の必要に応じ、当該行政文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種類の行政文書を作成して保存することができる。
(行政文書分類基準表)
第29条 文書管理者は、委員会が保有する行政文書について、事務及び業務の内容等に応じた分類基準を定め、委員会の行政文書分類基準表を作成するものとする。
2 文書管理者は、委員会の行政文書分類基準表を年に1回以上見直し、必要があると認めるときは、改定を行うものとする。
3 総括文書管理者は、委員会の行政文書分類基準表をとりまとめ、行政文書分類基準表を整備するとともに、これを管理するものとする。
(行政文書ファイル)
第30条 委員会において、行政文書(保存期間が1年以上のものに限る。)を取得し、又は作成した場合は、速やかに行政文書ファイルとしてまとめるものとする。
2 行政文書ファイルをまとめるに当たっては、原則として、一つの行政文書ファイ ルに属する行政文書の数が過度に多くならないようにするものとする。
3 行政ファイル(電子行政文書ファイルを除く。)の背表紙には、当該ファイルに係る名称及び保存期間等を記載した文書整理ラベルシールをはり付けるよう努めるものとする。
4 行政文書ファイルは、必要に応じて、行政文書ファイル管理簿を調整の上、分割し、又は統合することができる。
(行政文書ファイル管理簿)
第31条 委員会の保有する行政文書の管理を的確に行うため、文書管理者は、委員会の保有する行政文書ファイルごとに、次に掲げる事項(以下「書誌的情報」というを記載した行政文書ファイル管理簿を作成するものとする。
2 行政文書ファイルの作成又は取得時期は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書のうち第33条の規定により定められた起算の日が最も古いものの時期とする。
3 行政文書ファイルの保存期間満了時期は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書のうち保存期間の満了する日が最も遅いものの時期とする。
4 行政文書ファイルの保存期間は、第2項で定める時期から前項で定める時期までの期間とする。
5 書誌的情報が不開示情報に該当するおそれがある場合は、当該不開示情報が明示されないようにしなければならない。
6 文書管理者は、委員会の保有する行政文書に係る行政文書ファイル管理簿を年に1回以上更新するものとする。
7 総括文書管理者は、委員会の行政文書ファイル管理簿をとりまとめ、行政文書ファイル管理簿を整備するとともに、これを管理するものとする。
8 行政文書ファイル管理簿は、国土交通省情報システム上のデータベースとして整備するものとする。
9 行政文書ファイル管理簿は、行政文書の開示請求窓口において、一般の閲覧に供するものとする。
(電子行政文書の整理及び保存)
第32条 電子行政文書については、ホストコンピュータで管理されている磁気媒体又はサーバの共用部分等において、電子行政文書ファイルを作成して、保存するものとする。
2 電子行政文書の整理及び保存に当たっては、記録媒体の経年劣化等による消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じるとともに、電子行政文書又は当該文書の書誌的情報の内容が必要に応じ、電子計算機等を用いて直ちに表示できるよう措置するものとする。
(保存期間)
第33条 行政文書を作成し、又は取得した場合は、次に掲げる行政文書の区分に従い、当該行政文書について保存期間の満了する日を設定するとともに、当該行政文書を当該保存期間の満了する日までの間保存することとする。
第1類 30年
第2類 10年
第3類 5年
第4類 3年
第5類 1年
第6類 事務処理上必要な1年未満の期間
2 前項の行政文書の区分は、別表第2に定めるところによる。
3 一つの行政文書ファイルにまとめられた行政文書の保存期間については、第1項の規定にかかわらず、第31条第4項で定める当該行政文書ファイルの保存期間とする。
(保存期間の起算)
第34条 前条第1項第1類から第5類までに属する行政文書の保存期間は、作成又は取得した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、これにより難い場合は、作成又は取得した日以後の適切な日とする。
2 前条第1項第6類に属する行政文書の保存期間は、作成又は取得した日から起算する。ただし、これにより難い場合は、作成又は取得した日以後の適切な日とする。
(保存期間の延長)
第35条 保存期間が満了した行政文書について、文書管理者は、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて、保存期間の延長をすることができる。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。
2 次に掲げる行政文書については、保存期間の満了する日以後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間、保存期間を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する行政文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存することとする。
(1)現に監査、検査等の対象となっている行政文書
当該監査、検査等が終了するまでの間
(2)現に継続している訴訟における手続上の行為をするために必要とされる行政文書
当該訴訟が終結するまでの間
(3)現に継続している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされる行政文書
当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4)開示請求があった行政文書
開示決定又は不開示決定の日の翌日から起算して1年間
(保存文書の廃棄)
第36条 保存期間が満了した行政文書は、文書管理者が廃棄するものとする。
2 文書管理者は、行政文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別な理由がある場合は、委員長(事務局に係る文書については事務局長)の承認を得て廃棄することができるものとする。この場合において、廃棄する行政文書の名称、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成することとする。
3 文書管理者は、行政文書を廃棄した場合は、その処理が終わった日の翌日から起算して5年経過した後に、当該行政文書ファイル管理簿に係る事項からその記録を削除するものとする。
4 不開示情報が含まれている行政文書については、当該不開示情報が漏えいしないように廃棄するものとする。
(国立公文書館等への移管)
第37条 前項第1項の規定にかかわらず、文書管理者は、保存期間が満了した行政文書について、国立公文書館等で保存することが適当であると認めるときは、総括文書管理者と協議の上、国立公文書館等に移管することができる。
第6章 貸出し
(貸出し)
第38条 関係者以外の国土交通省の職員は、貸出しを受けようとする行政文書を管理している文書管理者の許可を受けて、行政文書の貸出しを受けることができる。 ただし、秘密の保全を要すると認められ、かつ不開示情報に該当する可能性があると認められる部分を含む行政文書(以下「秘密文書」という。)については、秘密文書の指定をした者の許可を受けるものとする。
第7章 秘密文書の特例
(秘密の保全)
第39条 秘密文書は、他の行政文書と区別して取り扱い、当該行政文書の処理に直接関係のある者以外の者には、その内容を漏えいしてならない。
(秘密文書の区分)
第40条 秘密文書は、その内容の秘密保全の必要度に応じて、次の2種に区分するものとする。
(秘密区分の指定等)
第41条 秘密文書の指定及び指定の廃止は、前条の区分に従い、極秘については、委員長(事務局に係る文書については事務局長)が、秘については、事務局長が行うものとする。
2 秘密区分の指定は、秘密文書である期間を明らかにして行うものとする。
(秘密区分の表示等)
第42条 秘密文書には、当該文書が起案文書である場合には、秘密区分及び期間を起案用紙の該当欄に表示し、起案文書以外の行政文書である場合は、当該行政文書の秘密区分に応じ、右上部に表示し、当該行政文書の秘密取扱期間を表示するものとする。
(秘密文書の複製等)
第43条 極秘に属する秘密文書は、複製してはならない。
2 秘に属する行政文書は、秘密文書の指定をした者の承認を受けて複製することができる。
3 前項の規定により複製された行政文書についても、秘密文書として取り扱うものとする。
(秘密文書の保管等)
第44条 文書管理担当者は、秘密文書の送付先の一覧表を作成し、常に秘密文書の所在を明らかにしておくものとする。
2 秘密文書の保管は、当該行政文書の処理に直接関係のある者以外に漏えいしないように厳重に行わなければならない。
(秘密文書の決裁)
第45条 秘密文書で決裁を要するものは、事務局長又はその指定する者が携行して決裁を受けるものとする。
(秘密文書の発送の方法)
第46条 秘密文書は、次に掲げる方法により、発送しなければならない。
(他省庁の秘密文書の取扱い)
第47条 他省庁から送付された秘密文書の秘密区分について取扱い上疑義が生じた場合は、委員長又は事務局長は、速やかに当該秘密区分を指定した者と協議して同一の秘密区分を用いるよう努めるものとする。
第8章 雑則
(文書管理規則の閲覧)
第48条 この達は、閲覧所に据え置き、一般の閲覧に供するものとする。
(文書管理に関する細目)
第49条 この達に定めるもののほか、委員長又は事務局長は、委員会における文書の管理に関し必要な事項を定めることができる。
(法令の規定による特例)
第50条 法律及びこれに基づく命令の規定により、行政文書の分類、作成、保存、廃棄その他の行政文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによる。
(送付等の読み替え)
第51条 この規則中、電子的方式による場合、「配布」、「返付」、「回付」、「送付」とあるのは、それぞれ「配信」、「返信」、「転送」、「送信」と読み替えるものとする。
附則〔平成13年10月1日達第4号〕
(施行期日)
別表第1(第17条関係 事務局の記号)
別表第2(第33条関係 保存期間)
各種様式(1〜6)
別表第1 (17条関係)
| 航空・鉄道事故調査委員会 | 空委 |
| 航空・鉄道事故調査委員会事務局総務課 | 空委総 |
| 航空・鉄道事故調査委員会事務局事故調査官 | 空委調 |
| 航空・鉄道事故調査委員会事務局調査企画官 | 空委企 |
別表第2(33条関係)
第1類文書(30年)
1 法律又は政令の制定、改正又は廃止その他の案件を閣議にかけるための決裁文書
2 1に掲げるもののほか、国政上の重要な事項に係る意思決定を行うための決裁文書
3 省令の制定、改定又は廃止のための決裁文書
4 告示又は訓令の制定、改正又は廃止のための決裁文書で重要なもの
5 航空・鉄道事故調査委員会設置法(昭和48年法律第113条)第20条第1項の規定に基づく事故等調査報告書(非公表文を含む事故等調査報告書案を含む。)
6 同法第21条第1項の規定に基づく勧告文書
7 同法第22条の規定に基づく建議文書
8 同法第19条第2項の規定に基づく意見聴取会会議録
9 国、国土交通省又は委員会を当事者とする訴訟の判決書
10 決裁文書の管理を行うための帳簿
11 行政機関の保有する情報の公開に関する施行令(平成12年政令第41号)第16条第10号の帳簿
12 公印の制定、改正又は廃止を行うための決裁文書
13 歴史的資料となるべきもの
14 1から13までに掲げるもののほか、委員長若しくは事務局長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの
第2類文書(10年)
1 行政手続法第5条第1項の審査基準、同法第12条第1項の処分基準その他の法令の解釈又は運用の基準を決定するための決裁文書
2 通知の制定、改正又は開始のための決裁文書で重要なもの
3 告示、訓令又は内規の制定、改正又は廃止のための決裁文書(第1類に掲げるものを除く。)
4 1から3までに掲げるもののほか、所管行政上の重要な事項に係る意思決定を行うための決裁文書
5 航空事故等及び鉄道事故等に関する調査・統計資料
6 国際民間航空機関に関するもの
7 不服申立てに対する決裁又は決定その他の処分を行うための決裁文書
8 栄典又は表彰を行うための決裁文書
9 国会関係資料で重要なもの
10 1から9までに掲げるもののほか、行政機関の長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの
第3類文書(5年)
1 法律又はこれに基づく命令により作成すべきものとされる事務及び事業の基本計画若しくは年度計画書又はこれらに基づく実績報告書
2 行政手続法第2条第4号の不利益処分(その性質上、それによって課される義務の内容が軽微なものを除く。)をするための決裁文書
3 通知の制定、改正又は廃止のための決裁文書(第2類に掲げるものを除く。)
4 1から3までに掲げるもののほか、所管行政に係る意思決定を行うための決裁文書
5 取得した文書の管理を行うための帳簿又は行政文書の廃棄若しくは移管の状況が記録された帳簿
6 報告、届出又は復命に関する文書で重要なもの
7 1から6までに掲げるもののほか、行政機関の長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの
第4類文書(3年)
1 所管行政上の典型的な事務に係る意思決定を行うための決裁文書
2 調査又は研究の結果が記録されたもの
3 2に掲げるもののほか、所管行政に係る政策の決定又は遂行上参考とした事項が記録されたもの
4 職員の勤務状況が記録されたもの
5 国会関係資料(第2類に掲げるものを除く。)
6 1から5までに掲げるもののほか、行政機関の長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの
第5類文書(1年)
1 所管行政上の軽易な事項に係る意思決定を行うための決裁文書
2 報告、届出又は復命に関する文書(第3類に掲げるものを除く。)
3 1から2までに掲げるもののほか、行政機関の長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの
第6類文書(事務処理上必要な1年未満の期間)
第1類から第5類までに掲げるもの以外の行政文書
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