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○国土交通省訓令第８４号
航空交通管制部文書管理規則を次のように定める。
平成１３年１月６日
国土交通大臣 扇 千景
航空交通管制部文書管理規則
改正 平成１４年 ４月 １日訓令第１７号
平成１４年 ９月２５日訓令第６２号
平成１５年 ３月３１日訓令第２８号
平成１６年 ３月３０日訓令第２６号
平成１７年 ９月２９日訓令第４９号
平成１９年 ３月２８日訓令第１０号
第１条 この訓令は、国土交通省航空交通管制部における行政文書の管理について必要な事項を定めることにより、事務処理の適正化及び能率の向上並びに行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成１１年法律第４２号）の適正かつ円滑な運用を図ることを目的とする。
（適用の範囲）
第２条 航空交通管制部における文書の管理については、別に定めるところによる場合を除き、この訓令の定めるところによる。
（用語の定義）
第３条 この訓令における用語の意味は、次のとおりとする。
（事務処理の原則）
第４条 航空交通管制部の意思決定に当たっては、文書（図画及び電磁的記録を含む。以下この条において同じ。）を作成して行うこと並びに航空交通管制部の事務及び事業の実績について文書を作成することを原則とする。ただし、次に掲げる場合については、この限りでない。
２ 前項第１号に該当し、文書を作成せずに事務の処理をした場合にあっては、事後に、速やかに文書を作成しなければならない。
（行政文書の管理体制）
第５条 航空交通管制部に総括文書管理者１人を置き、総務課に主任文書管理者及び主任文書管理担当者各１人を置き、各課等に文書管理者及び文書管理担当者各１人を置く。
２ 総括文書管理者及び主任文書管理者は、総務課長をもって充てる。
３ 文書管理者は、課等の長をもって充てる。
４ 主任文書管理者は、総務課の職員のうちから、主任文書管理担当者を命じ、その氏名を総括文書管理者に報告しなければならない。これを変更したときも同様とする。
５ 文書管理者は、各課等の職員のうちから、文書管理担当者を命じ、その氏名を主任文 書管理者を経由して総括文書管理者に報告しなければならない。これを変更したときも 同様とする。
（総括文書管理者等の職務）
第６条 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
２ 主任文書管理者は、課等の文書管理に係る事務を総括するものとする。
３ 文書管理者は、次の事務を行うものとする。
４ 主任文書管理担当者は、主任文書管理者の命を受け、主任文書管理者を補佐するものとする。
５ 文書管理担当者は、文書管理者の命を受け、文書管理者を補佐するものとする。
（備付簿冊等）
第７条 総務課には、次の簿冊等を備えるものとする。
２ 課等には、次の簿冊を備えるものとする。
（電子的方式による管理の原則）
第８条 航空交通管制部の保有する行政文書については、電子的方式により管理を行うことを原則とする。
第９条 行政文書の受付けは、総務課において行うものとする。ただし、次に掲げる場合は、直接主務課等において受け付けるものとする。
２ 電子メールにより発せられた行政文書は、航空交通管制部の電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に、航空交通管制部に到達したものとみなす。
３ 行政文書を受け付けた文書管理担当者は、受け付けた行政文書（電子行政文書及び第５項の規定により登録をした行政文書を除く。）が次に掲げるものである場合は、当該行政文書に受付印（様式７）を押し、受付記録簿に当該行政文書の件名、受付年月日、受付番号等所要の事項を登録するものとする。
４ 前項の行政文書が電子行政文書である場合は、当該行政文書の件名、受付年月日、受付番号等所要の事項をシステム上登録するものとする。
５ 行政文書を受け付けた総務課の文書管理担当者は、書留郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律（平成１４年法律第９９号）第２条第６項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第９項に規定する特定信書便事業者（以下「一般信書便事業者等」という。）の提供する同条第２項に規定する信書便（以下「信書便」という。）の役務のうち、書留郵便に準ずるものとして一般信書便事業者等において当該信書便物（同法第２条第３項に規定する信書便物をいう。）の引受け及び配達の記録をした信書便（以下「書留郵便等」という。）、配達証明郵便若しくは一般信書便事業者等の提供する信書便の役務のうち、配達証明郵便に準ずるものとして一般信書便事業者等において当該信書便物（同法第２条第３項に規定する信書便物をいう。）を配達し、若しくは交付した事実を証明した信書便（以下「配達証明郵便等」という。）又は特殊な物件が添付されているものについては、書留簿に当該行政文書の受付年月日、書留番号等所要の事項を登録するものとする。
（受付番号）
第１０条 前条の受付番号は、次の各号に掲げる表示を当該各号順に並べたものとする。
２ 前項第２号の番号は、それぞれの受付けの順序による通し番号とし、年度ごとに更新するものとする。
（配布）
第１１条 総務課は、第９条第１項本文の規定により受け付けた行政文書を主務課等の文書管理担当者に直ちに配布するものとする。
（所管外文書）
第１２条 文書管理担当者は、前条の規定により、配布された行政文書の中にその課等の所管に属しないものがある場合は、直ちに総務課に返付し、又は回付する等適切な措置をとるものとする。
（親展文書の処理）
第１３条 文書管理担当者は、親展文書を受領したときには、速やかにこれを名あて人に配布しなければならない。
第１４条 行政文書の作成に当たっては、分かりやすい用字用語により的確かつ簡潔に記載するものとする。
２ 行政文書の作成に当たっては、別に定めるところにより、作成担当課等及び係、作成時期、保存期間並びに保存期間満了時期を明示しなければならない。
（起案）
第１５条 回答、許可その他の処分、供覧等の措置を必要とする行政文書を受領したとき又は通知等の発議が必要と認められるときは、当該事案の担当者は、速やかに起案の措置をとらなければならない。
（起案の方法）
第１６条 起案は、原則として一つの事案ごとに行うものとする。
２ 起案をする場合には、次に掲げるところによるものとする（電子的方式による場合を除く。）。
３ 電子的方式により起案をする場合は、次に掲げるところによるものとする。
４ 起案者は、起案に際し、起案簿に起案件名、起案年月日、起案番号等所要の事項を登録するものとする。
（起案番号）
第１７条 前条の起案番号は、次の各号に掲げる表示を当該各号順に並べたものとする。
２ 前項第２号の番号は、起案の順序による通し番号とし、年度ごとに更新するものとする。
（決裁又は承認の方法）
第１８条 決裁又は承認は、起案文書の所定の箇所に押印又は朱書きによるサインにより行うものとする（電子的方式による場合を除く。）。
２ 電子的方式による決裁又は承認は、起案文書の所定の箇所に決裁又は承認したことを入力し、記録することにより行うものとする。
３ 起案文書の承認の順序は、当該起案文書に表示した合議先の順序とする。
（合議文書）
第１９条 他の課等に合議を必要とする起案文書で主務課等の長の決裁又は承認を終えたものについては、主務課等の文書管理担当者又は起案者は、合議をする課等の文書管理担当者又は承認者に送付しなければならない。
２ ２以上の課等に合議する場合は、起案文書中、合議課等の欄に記載又は記録された順序に従って合議するものとする。
３ 第１項及び第２項の規定は、２以上の課等にまたがる文書の供覧手続きについて準用する。ただし、電子的方式により行う場合は、起案者が主務課等及び合議をする課等の供覧を要する者に一斉に起案文書を送信するものとする。
（起案文書の修正）
第２０条 起案文書の修正は、朱書きで行うものとし、修正した部分に押印するものとする（電子的方式による場合を除く。）。
２ 電子的方式による起案文書の修正は、起案文書の所定の箇所に修正すべき内容を入力し、記録することにより行うものとする。
３ 内容の変更を伴う修正については、起案者に連絡をしてこれを行う。この場合において、起案者は、その修正の内容がそのときまでの承認者に関係のあるものであるときは、その者に連絡するものとする。
（代決）
第２１条 決裁者又は承認者が出張、休暇その他の理由により決裁又は承認を行うことができない場合において、至急に処理しなければならない事案があるときは、部長が別に定める者が「代」の表示をした上で決裁又は承認をすることができる。この場合において、指定を受けた者は、事後に、当該決裁者又は承認者に報告するものとする。
（専決）
第２２条 部長の職権に係る決裁文書の専決については、部長が別に定めるところによる。この場合において、専決者は、部長が押印又はサインすべき箇所に「専決」と表示するものとする。
（廃案）
第２３条 起案文書について、決裁者が反対の決定をした場合又は決裁手続中において起案課等の長が撤回の決定をした場合には、当該起案文書は廃案となるものとする。
２ 廃案となった起案文書は、その左側上部に「廃案」の表示を朱書して整理するものとする（電子的方式による場合を除く。）。
３ 電子的方式により起案をした場合において廃案となった起案文書は、起案文書の所定の箇所に廃案となったことを入力し、記録することにより整理するものとする。
（持ち回り）
第２４条 起案文書で至急に処理する必要があるもの又は詳細な説明をする必要のあるものは、主務課等の長又はその指名する者が携行して決裁又は承認を受け、又は供覧を行うものとする。
第２５条 行政文書の発送は、次の各号に掲げる方法により、当該各号に掲げる課等において行うものとする。
２ 電報及びファクシミリによる発送は、軽易な行政文書又は緊急に処理を要する行政文書に限るものとする。
３ 電子メールにより発した行政文書は、相手方の電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に、航空交通管制部から発せられたものとみなし、当該記録がされた後通常その出力に要する時間が経過した時に相手方に到達したものとみなす。
（発送の手続）
第２６条 主務課等の文書管理担当者は、決裁を終えた後、速やかに、浄書し、照合し、並びに公印及び契印の押印を受け、前条に定める方法により、発送しなければならない。ただし、次に掲げる場合は、契印の押印を受けることを要しない。
２ 電子行政文書を電子メールにより発送するときは、前項の規定による公印及び契印の 押印に代えて、電子署名を行うものとする。
３ 第１項の規定により、行政文書を発送したときは、主務課等の文書管理担当者又は起案者は、発送年月日を起案簿に登録するものとする。
４ 第１項及び第２項の規定にかかわらず、省内に行政文書を発送するときは、公印及び契印の押印又は電子署名を省略することができる。
第２７条 行政文書は、散逸、消失、汚損、改ざん等のないよう整然と整理し、常にその所在並びに処理の経過及びその状況を明らかにしておくとともに、組織としての管理が適切に行い得る専用の場所で保存するものとする。
２ 行政文書を保存する場合は、保存の必要に応じ、当該行政文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別の行政文書を作成して保存することができる。
（行政文書分類基準表）
第２８条 文書管理者は、課等が保有する行政文書について、事務及び事業の内容等に応じた分類基準を定め、課等の行政文書分類基準表を作成するものとする。
２ 文書管理者は、課等の行政文書分類基準表を年に１回以上見直し、必要があると認めるときは、改定を行うものとする。
３ 総括文書管理者は、課等の行政文書分類基準表をとりまとめ、行政文書分類基準表を整備するとともに、これを管理するものとする。
（行政文書ファイル）
第２９条 主務課等において、行政文書（保存期間が１年以上のものに限る。）を取得し、又は作成した場合は、速やかに行政文書ファイルとしてまとめるものとする。
２ 行政文書ファイルをまとめるに当たっては、原則として、一つの行政文書ファイルに属する行政文書の数が過度に多くならないようにするものとする。
３ 行政文書ファイル（電子行政文書ファイルを除く。）の背表紙には、当該ファイルに係る名称及び保存期間満了時期を記載した文書整理ラベルシールをはり付けるよう努めるものとする。
４ 行政文書ファイルは、必要に応じて、行政文書ファイル管理簿を調整の上、分割し、又は統合することができる。
（行政文書ファイル管理簿）
第３０条 航空交通管制部の保有する行政文書の管理を的確に行うため、文書管理者は、課等の保有する行政文書ファイルごとに、次に掲げる事項（以下「書誌的情報」という。）を記載した行政文書ファイル管理簿を作成するものとする。
２ 行政文書ファイルの作成又は取得の時期は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書のうち第３３条の規定により定められた起算の日が最も古いものの時期とする。
３ 行政文書ファイルの保存期間満了時期は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書のうち保存期間の満了する日が最も遅いものの時期とする。
４ 行政文書ファイルの保存期間は、第２項で定める時期から前項で定める時期までの期間とする。
５ 書誌的情報が不開示情報に該当するおそれがある場合は、当該不開示情報が明示されないようにしなければならない。
６ 文書管理者は、課等の保有する行政文書に係る行政文書ファイル管理簿を年に１回以上更新するものとする。
７ 総括文書管理者は、課等の行政文書ファイル管理簿をとりまとめ、行政文書ファイル管理簿を整備するとともに、これを管理するものとする。
８ 行政文書ファイル管理簿は、国土交通省情報システム上のデータベースとして整備するものとする。
９ 行政文書ファイル管理簿は、行政文書の開示請求窓口において、一般の閲覧に供するものとする。
（電子行政文書の整理及び保存）
第３１条 電子行政文書については、主務課等ごとにホストコンピュータで管理されている磁気媒体又はサーバの共用部分等において、電子行政文書ファイルを作成して、保存するものとする。
２ 電子行政文書の整理及び保存に当たっては、記録媒体の経年劣化等による消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じるとともに、電子行政文書又は当該文書の書誌的情報の内容が必要に応じ、電子計算機等を用いて直ちに表示できるよう措置するものとする。
（保存期間）
第３２条 行政文書を作成し、又は取得した場合は、次に掲げる行政文書の区分に従い、当該行政文書について保存期間の満了する日を設定するとともに、当該行政文書を当該保存期間の満了する日までの間保存することとする。
第１類 ３０年
第２類 １０年
第３類 ５年
第４類 ３年
第５類 １年
第６類 事務処理上必要な１年未満の期間
２ 前項の行政文書の区分は、別表第２に定めるところによる。
３ 一つの行政文書ファイルにまとめられた行政文書の保存期間については、第１項の規定にかかわらず、第３０条第４項で定める当該行政文書ファイルの保存期間とする。
（保存期間の起算）
第３３条 前条第１項第１類から第５類までに属する行政文書の保存期間は、作成又は取得の日の属する年度の翌年度の４月１日から起算する。ただし、これにより難い場合は、作成又は取得の日以後の適切な日とする。
２ 前条第１項第６類に属する行政文書の保存期間は、作成又は取得の日から起算する。ただし、これにより難い場合は、作成又は取得の日以後の適切な日とする。
（保存期間の延長）
第３４条 保存期間が満了した行政文書について、主務課等の文書管理者は、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて、保存期間の延長をすることができる。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。
２ 次に掲げる行政文書については、保存期間の満了する日以後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間、保存期間を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する行政文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存することとする。
| 一 現に監査、検査等の対象となっている行政文書 | 当該監査、検査等が終了するまでの間 |
| 二 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされる行政文書 | 当該訴訟が終結するまでの間 |
| 三 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされる行政文書 | 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間 |
| 四 開示請求があった行政文書 | 開示決定又は不開示決定の日の翌日から起算して１年間 |
第３５条 長期の保存を必要とする行政文書（電磁的記録及びマイクロフィルムを除く。）を適切に保存するために書庫を設置し、総務課長がこれを管理するものとする。
（書庫の利用）
第３６条 主務課等の文書管理者は、毎年４月３０日までに、前年度中に完結した文書であって第３２条第一項に掲げる第１類から第３類に属するもの（電磁的記録及びマイクロフィルムを 除く。）を書庫に移転するものとする。ただし、当該行政文書を移転することによって著しく事務に支障が生ずるおそれがあると認められる場合は、移転を延期することができる。
２ 書庫内の行政文書は、当該行政文書の主務課等の文書管理者が管理するものとする。
３ 書庫に移転した行政文書は、主務課等別、保存類別及び年度別又は件別に分け、原則として、保存箱に収納して、整理保存するものとする。
４ 前項の規定にかかわらず、主務課等の文書管理者は、行政文書を行政文書ファイル単位で書庫に移転し、管理し、又は保存することができる。
（保存文書の廃棄）
第３７条 保存期間が満了した行政文書は、当該行政文書の主務課等の文書管理者が廃棄するものとする。
２ 主務課等の文書管理者は、行政文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由がある場合は、部長の承認を得て廃棄することができるものとする。この場合において、廃棄する行政文書の名称、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成することとする。
３ 主務課等の文書管理者は、行政文書を廃棄した場合は、当該行政文書ファイル管理簿に係る事項は、その処理が終わった日の翌日から起算して５年経過した後、その記録を削除するものとする。
４ 不開示情報が含まれている行政文書については、当該不開示情報が漏えいしないように廃棄するものとする。
（国立公文書館等への移管）
第３８条 前条第１項の規定にかかわらず、主務課等の文書管理者は、保存期間が満了した行政文書について、国立公文書館等で保存することが適当であると認めるときは、総括文書管理者と協議の上、国立公文書館等に移管することができる。
２ 前項の協議を受けた総括文書管理者は、国土交通省総括文書管理者と協議しなければならない。
第６章 貸出し
（貸出し）
第３９条 関係者以外の航空交通管制部の職員は、貸出しを受けようとする行政文書を管理している文書管理者の許可を受けて、行政文書の貸出しを受けることができる。ただし、秘密の保全を要すると認められ、かつ不開示情報に該当する可能性があると認められる部分を含む行政文書（以下「秘密文書」という。）については、秘密文書の指定をした者の許可を受けるものとする。
第７章 秘密文書の特例
（秘密の保全）
第４０条 秘密文書は、他の行政文書と区別して取り扱い、当該行政文書の処理に直接関係のある者以外の者には、その内容を漏えいしてはならない。
（秘密文書の区分）
第４１条 秘密文書は、その内容の秘密保全の必要度に応じて、次の２種に区分するものとする。
第４２条 秘密文書の指定及び指定の廃止は、前条の区分に従い、極秘については部長が、秘については主務課等の長が行うものとする。
２ 秘密区分の指定は、秘密文書である期間を明らかにして行うものとする。
（秘密区分の表示等）
第４３条 秘密文書には、当該文書が起案文書である場合は、秘密区分及び期間を起案用紙の該当欄に表示し、起案文書以外の行政文書である場合は、当該行政文書の秘密区分に応じ、右上部に表示し、当該行政文書の秘密取扱期間を表示するものとする。
（秘密文書の複製等）
第４４条 極秘に属する秘密文書は、複製してはならない。
２ 秘に属する行政文書は、主務課等の長の承認を受けて複製することができる。
３ 前項の規定により複製された行政文書についても、秘密文書として取り扱うものとする。
（秘密文書の保管等）
第４５条 主務課等の文書管理担当者は、秘密文書の送付先の一覧表を作成し、常に秘密文書の所在を明らかにしておくものとする。
２ 秘密文書の保管は、当該行政文書の処理に直接関係のある者以外の者に漏えいしないよう厳重に行わなければならない。
（秘密文書の決裁）
第４６条 秘密文書で決裁を要するものは、起案課等の長又はその指定する者が携行して決裁を受けるものとする。
（秘密文書の発送の方法）
第４７条 秘密文書は、次に掲げる方法により、発送しなければならない。
第４８条 他省庁から送付された秘密文書の秘密区分について取扱い上疑義が生じた場合は、主務課等の長は、速やかに当該秘密区分を指定した者と協議して同一の秘密区分を用いるよう努めるものとする。
第８章 雑則
（文書管理規則の閲覧）
第４９条 この規則は、閲覧所に据え置き、一般の閲覧に供するものとする。
（文書管理に関する細目）
第５０条 この規則に定めるもののほか、航空交通管制部における文書の管理の細目に関し必要な事項を部長が定めることができる。
（法令の規定による特例）
第５１条 法律及びこれに基づく命令の規定により、行政文書の分類、作成、保存、廃棄その他の行政文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによる。
（送付等の読み替え）
第５２条 この規則中、電子的方式による場合、「配布」、「返付」、「回付」、「送付」とあるのは、それぞれ「配信」、「返信」、「転送」、「送信」と読み替えるものとする。
第１条 この訓令は、平成１３年１月６日から施行する。ただし、第７条第１項第１号、 第２８条、第２９条及び第３０条規定については、平成１３年４月１日から施行する。
（経過措置）
第２条 第７条第２項第１号及び、第２号並びに第１６条第２項第１号の規定にかかわら ず、当分の間従前の様式によることができるものとする。
