国土交通政策研究所長　田村　雄一郎

　　　第１章　総　則

　（目的）

第１条　この規則は、国土交通政策研究所（以下「研究所」という。）における行政文書の管理について必要な事項を定めることにより、事務処理の適正化と能率の向上及び行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成１１年法律第４２号）の適正かつ円滑な運用を図ることを目的とする。

　（適用の範囲）

第２条　研究所における文書の管理については、別に定めるところによる場合を除き、この規則の定めるところによる。

　（用語の定義）

第３条　この規則における用語の意味は、次のとおりとする。

（１）行政文書　研究所の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式（以下「電子的方式」という。）で作られる記録をいう。以下同じ。）であって、研究所の職員が組織的に用いるものとして研究所が保有しているものをいう。ただし、官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。

（２）電子行政文書　行政文書のうち電磁的記録（電子計算機による情報処理の用に供されるものに限る。）をいう。

（３）行政文書ファイル　能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接に関連を有する行政文書（保存期間が１年以上のものであって、保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）の集合物をいう。ただし、単独で管理することが適当と認められる行政文書については当該行政文書を行政文書ファイルとみなす。

（４）電子行政文書ファイル　行政文書ファイルのうち電子的方式により作成されたものをいう。

（５）起案文書　研究所の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を研究所の意思として決定し、又は確認するために起案した行政文書（供覧文書及び起案用紙に付された参考資料を含む。）をいう。

（６）親展文書　親展、直披その他内容を名あて人以外の者に秘する旨の表示をしてある封書及び電報をいう。

　（事務処理の原則）

第４条　研究所の意思決定に当たっては、文書（図面及び電磁的記録を含む。以下、この条において同じ。）を作成して行うこと並びに研究所の事務及び事業の実績について文書を作成することを原則とする。ただし、次の場合については、この限りでない。

（１）研究所の意思決定と同時に文書を作成することが困難な場合

（２）処理に係る事案が軽微なものである場合

２　前項ただし書（１）に該当し、文書を作成せずに事務の処理をした場合にあっては、事後、速やかに文書を作成しなければならない。

　（行政文書の管理体制）

第５条　研究所に総括文書管理者、文書管理者及び文書管理担当者各１人を置く。

２　総括文書管理者は、所長をもって充てる。

３　文書管理者は、総務課長をもって充てる。

４　文書管理者は、総務課の職員のうちから、文書管理担当者を命じ、その氏名を総括文書管理者に報告しなければならない。これを変更したときも同様とする。

　（総括文書管理者等の職務）

第６条　総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。ただし、必要に応じて、その事務を文書管理者に委任できるものとする。

（１）行政文書の管理規則類の整備

（２）行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿の整備及び管理

（３）行政文書の管理に関する事務の指導及び監督並びに研修等の実施

（４）その他行政文書の管理に関する事務の総括

２　文書管理者は、次の事務を行うものとする。

（１）行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿の作成

（２）研究所の保有する行政文書の保存期間の延長、国立公文書館法（平成１１年法律第７９号）第３条に規定する国立公文書館又は行政機関の保有する情報の公開に関する法律施行令（平成１２年政令第４１号）第２条第１項に規定する機関（以下「国立公文書館等」という。）への移管又は廃棄

（３）その他研究所の保有する行政文書の管理に関する事務

３　文書管理担当者は、文書管理者の命を受け、文書管理者を補佐するものとする。

　（総務課の備付薄冊等）

第７条　総務課には、次の薄冊を備えるものとする。

（１）行政文書ファイル管理簿（様式１）

（２）規則等簿（様式２）

（３）受付記録簿（様式３）

（４）書留簿（様式４）

（５）起案簿（様式５）

　（電子的方式による管理の原則）

第８条　研究所の保有する行政文書については、電子的方式により管理を行うことを原則とする。

　　　第２章　受付け及び配布

　（文書の受付け及び配布）

第９条　行政文書の受付けは、総務課において行うものとする。

２　電子メール（省庁間電子文書交換システムその他総務課長が指定するシステム（以下「省庁間電子文書交換システム等」という。）を用いてデータ通信がなされるものを含む。以下同じ。）により発せられた行政文書は、研究所の電子計算機に備えられたファイルへの記録がされたときに、研究所に到達したものとみなす。

３　行政文書を受け付けた総務課の文書管理担当者は、受け付けた行政文書（電子行政文書及び第５項の規定により登録した行政文書を除く。）が、所長若しくは副所長若しくは研究所あてのもの又は公印の押印を受けたものであるときは、当該行政文書に受付印（様式６）を押し、受付記録簿に当該行政文書の件名、受付年月日、受付番号等所要の事項を登録するものとする。

４　前項の行政文書が電子行政文書である場合は、当該行政文書の件名、受付年月日、受付番号等所要の事項をシステム上登録するものとする。

５　行政文書を受け付けた文書管理担当者は、書留郵便、配達証明郵便又は特殊な物件が添付されているものについては、書留簿に当該行政文書の件名、受付年月日、書留番号等所要の事項を登録するものとする。

　（親展文書の処理）

第１０条　文書管理担当者は、親展文書を受領したときは、速やかにこれを名あて人に配布しなければならない。

　（受付番号）

第１１条　第９条の受付番号は、次の各号に掲げる表示を各号順に並べたものとする。

（１）　政研

（２）　番号

２　前項（２）の番号は、受付の順序による通し番号とし、年度ごとに更新するものとする。

　　　第３章　作成及び決裁

　（行政文書作成の原則）

第１２条　行政文書の作成に当たっては、分かりやすい用字用語により的確かつ簡潔に記載するものとする。

２　行政文書の作成に当たっては、別に定めるところにより、作成時期、保存期間及び保存期間満了時期を明示しなければならない。

　（起案）

第１３条　回答、許可その他の処分、供覧等の措置を必要とする文書を受領したとき又は通知等の発議が必要と必要と認められるときは、当該事案の担当者は、速やかに起案の措置をとらなければならない。

　（起案の方法）

第１４条　起案は、原則として一つの事案ごとに行うものとする。

２　起案をする場合には、原則として、次の各号によるものとする。

（１）起案用紙（様式７）を用い、その該当欄にそれぞれ必要事項を記載し、当該事案についての決裁を行うべき者（以下「決裁者」という。）及び承認を行うべき者（以下「承認者」という。）の職名を表示すること。

（２）必要に応じ、事案の概要、起案理由、経緯等を付記し、かつ、参考資料を添付すること。

（３）起案文書一式は、原則として、一括して綴じること。

３　起案者は、起案に際し、起案簿に起案件名、起案年月日、起案番号等所要の事項を登録するものとする。

　（起案番号）

第１５条　前条の起案番号は、次の各号に掲げる表示を各号順に並べたものとする。

（１）国

（２）政研

（３）番号

２　前項（３）の番号は、起案の順序による通し番号とし、年度ごとに更新するものとする。

　（決裁又は承認の方法）

第１６条　決裁又は承認は、起案文書の所定の箇所に押印又は朱書きによるサインにより行うものとする。

　（所長の決裁を要する起案文書等の取扱い）

第１７条　所長又は研究所の名で施行する文書に係る起案文書で所長の決裁又は承認を要するものは、所長及び副所長の決裁を受ける前に、総務課の審査を経なければならない。

２　前項の起案文書は、総務課の審査を経たのち、副所長、所長の順序により決裁を受けるものとする。

　（起案文書の修正）

第１８条　起案文書の修正は、朱書きで行うものとし、修正した部分に押印するものとする。

２　内容の変更を伴う修正については、起案者に連絡してこれを行う。この場合において、起案者は、その修正の内容がそのときまでの承認者に関係のあるものであるときは、その者に連絡するものとする。

　（代決）

第１９条　決裁者又は承認者が出張、休暇その他の理由により決裁又は承認を行うことができない場合において、至急に処理しなければならない事案があるときは、国土交通政策研究所文書決裁規則（平成１３年国土交通政策研究所規則第２号。以下「決裁規則」という。）において定められた者が「代」の表示をした上で決裁又は承認をすることができる。この場合において、指定を受けた者は、事後に、当該決裁者又は承認者に報告するものとする。

　（専決）

第２０条　国土交通政策研究所長（以下「所長」という。）の職権に係る決裁文書の専決については、決裁規則の定めるところによる。この場合において、専決者は、所長が押印又はサインすべき箇所に「専決」と表示するものとする。

　（廃案）

第２１条　起案文書について、決裁者が反対の決定をした場合には、当該起案文書は廃案となるものとする。

２　廃案となった起案文書は、その左側上部に「廃案」の表示を朱書して整理するものとする。

　（持回り）

第２２条　起案文書で特に緊急に処理する必要があるもの又は詳細な説明をする必要のあるものは、分掌事務に従い、研究調整官、関係の総括主任研究官若しくは総務課長又はこれらの者が指名する者が携行して決裁を受けるものとする。

　　　第４章　施行

　（発送の方法）

第２３条　文書の発送は、次の方法により行うものとし、その事務は、総務課において行うものとする。

（１）郵便又は宅配便

（２）公文書交換センターによる使送

（３）その他の使送（交付を含む。）　

（４）電報

（５）ファクシミリ

（６）電子メール

２　他の省庁への発送は、原則として、省庁間電子文書交換システムを利用するものとする。

３　電報及びファクシミリによる発送は、軽易な行政文書又は緊急に処理を要する行政文書に限るものとする。

４　電子メールにより発した行政文書は、相手方の電子計算機に備えられたファイルへの記録がされたときに、研究所から発せられたものとみなし、当該記録がされた後通常その出力に要する時間が経過した時に相手方に到達したものとみなす。

　（発送の手続）

第２４条　文書管理担当者は、決裁を終えた後、速やかに、浄書し、照合し、並びに公印及び契印の押印を受け、前条に定める方法により、発送しなければならない。ただし、国土交通省公印規則（平成１３年国土交通省訓令第５６号）の規定に基づき公印の押印に代えて公印の印影を印刷した文書においては、契印の押印を受けることを要しない。

２　前項の規定により、行政文書を発送したときは、文書管理担当者は、発送年月日を起案簿に登録するものとする。

　　　第５章　整理及び保存

　（整理及び保存の原則）

第２５条　行政文書は、散逸、消失、汚損、改ざん等のないよう整然と整理し、常にその所在並びに処理の経過及びその状況を明らかにしておくとともに、組織としての管理が適切に行い得る専用の場所で保存するものとする。

２　行政文書を保存する場合は、保存の必要に応じ、当該行政文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別の行政文書を作成して保存することができる。

　（行政文書分類基準表）

第２６条　文書管理者は、研究所が保有する行政文書について、事務及び事業の内容等に応じた分類基準を定め、研究所の行政文書分類基準表を作成するものとする。

２　文書管理者は、行政文書分類基準表を年に１回以上見直し、必要があると認めるときは、改定を行うものとする。

３　総括文書管理者は、行政文書分類基準表をとりまとめ、行政文書分類基準表を整備するとともに、これを管理するものとする。

　（行政文書ファイル）

第２７条　研究所において、行政文書（保存期間が１年以上のものに限る。）を取得し、又は作成した場合は、速やかに行政文書ファイルとしてまとめるものとする。

２　行政文書ファイルをまとめるに当たっては、原則として、一つの行政文書ファイルに属する行政文書の数が過度に多くならないようにするものとする。

３　行政文書ファイル（電子行政文書ファイルを除く。）の背表紙には、当該ファイルに係る名称及び保存期間満了時期を記載した文書管理ラベルシールを貼り付けるよう努めるものとする。

４　行政文書ファイルは、必要に応じて、行政文書ファイル管理簿を調整の上、分割及び統合することができる。

　（行政文書ファイル管理簿）

第２８条　研究所の保有する行政文書の管理を的確に行うため、文書管理者は、研究所が保有する行政文書ファイルごとに、次に掲げる事項（以下「書誌的情報」という。）を記載した行政文書ファイル管理簿を作成するものとする。

（１）文書分類

（２）行政文書ファイル名

（３）作成又は取得時期、保存期間及び保存期間満了時期

（４）媒体の種別

（５）保存場所

（６）保存期間満了時の措置結果

（７）備考

２　行政文書ファイルの作成又は取得時期は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書のうち第３１条の規定により定められた起算の日が最も古いものの時期とする。

３　行政文書ファイルの保存期間満了時期は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書のうち保存期間の満了する日が最も遅いものの時期とする。

４　行政文書ファイルの保存期間は、第２項で定める時期から前項で定める時期までの期間とする。

５　書誌的情報が不開示情報に該当するおそれがある場合は、当該不開示情報が明示されないようにしなければならない。

６　文書管理者は、研究所の保有する行政文書に係る行政文書ファイル管理簿を年に１回以上更新するものとする。

７　総括文書管理者は、研究所の行政文書ファイル管理簿をとりまとめ、行政文書ファイル管理簿を整備するとともに、これを管理するものとする。

８　行政文書ファイル管理簿は、研究所情報システム上のデータベースとして整備するものとする。

９　行政文書ファイル管理簿は、行政文書の開示請求窓口において、一般の閲覧に供するものとする。

　（電子行政文書の整理及び保存）

第２９条　電子行政文書については、ホストコンピュータで管理されている磁気媒体又はサーバの共用部分等において、電子行政文書ファイルを作成して、保存するものとする。

２　電子行政文書の整理及び保存に当たっては、記録媒体の経年劣化等による消失及び変化、改ざん、盗難並びに漏洩等を防止する措置を講ずるとともに、電子行政文書又は当該文書の書誌的情報の内容が必要に応じ、電子計算機等を用いて直ちに表示できるよう措置するものとする。

　（保存期間）

第３０条　行政文書を作成し、又は取得した場合は、次に掲げる行政文書の区分に従い、当該行政文書について保存期間の満了する日を設定するとともに、当該行政文書を当該保存期間の満了する日までの間保存することとする。

第１類　３０年

第２類　１０年

第３類　５年

第４類　３年

第５類　１年

第６類　事務処理上必要な１年未満の期間

２　前項の行政文書の区分は、別表に定めるところによる。

３　一つの行政文書ファイルにまとめられた行政文書の保存期間については、第１項の規定にかかわらず、第２８条第４項で定める当該行政文書ファイルの保存期間とする。

　（保存期間の起算）

第３１条　前条第１項第１類から第５類までに属する行政文書の保存期間は、作成又は取得した日の属する年度の翌年度の４月１日から起算する。ただし、これにより難い場合は、作成又は取得した日以後の適切な日とする。

２　前条第１項第６類に属する行政文書の保存期間は、作成又は取得した日から起算する。ただし、これにより難い場合は、作成又は取得した日以後の適切な日とする。

　（保存期間の延長）

第３２条　保存期間が満了した行政文書について、文書管理者は、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて、保存期間の延長をすることができる。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。

２　次に掲げる行政文書については、保存期間の満了する日以後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間、保存期間を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する行政文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存することとする。

（１）現に監査、検査等の対象になっている行政文書　当該監査、検査等が終了するまでの間

（２）現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされる行政文書　当該訴訟が終結するまでの間

（３）現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされる行政文書　当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間

（４）開示請求があった行政文書　開示決定又は不開示決定の日の翌日から起算して１年間

　（書庫の設置）

第３３条　長期の保存を必要とする行政文書（電磁的記録及びマイクロフィルムを除く。）を適切に保存するために書庫を設置し、総務課長がこれを管理する。

　（書庫の利用）

第３４条　文書管理者は、毎年４月３０日までに、前年度中に完結した文書であって第３０条第１項の第１類から第３類に属するもの（電磁的記録及びマイクロフィルムを除く。）を書庫に移転するものとする。ただし、当該行政文書を移転することによって著しく事務に支障が生ずるおそれがあると認められる場合は、移転を延期することができる。

２　書庫内の行政文書は、文書管理者が管理するものとする。

３　書庫に移転した行政文書は、保存類別及び年度別又は件別に分け、原則として、保存箱に収納して、整理保存するものとする。

４　保存箱には、行政文書名その他必要な事項を記載するものとする。

５　前４項の規定にかかわらず、文書管理者は、行政文書を行政文書ファイル単位で書庫に移転し、管理し、又は保存することができる。

　（保存文書の廃棄）

第３５条　保存期間が満了した行政文書は、文書管理者が廃棄するものとする。

２　文書管理者は、行政文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の事由がある場合は、所長の承認を得て廃棄することができるものとする。この場合において、廃棄する行政文書の名称、当該特別の事由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成することとする。

３　文書管理者は、行政文書を廃棄した場合は、当該行政文書ファイル管理簿に係る事項は、その処理が終わった日の翌日から起算して５年経過した後、その記録を削除するものとする。

４　不開示情報が含まれている行政文書については、当該不開示情報が漏洩しないように廃棄するものとする。

　（国立公文書館等への移管）

第３６条　前条第１項の規定にかかわらず、文書管理者は、保存期間が満了した行政文書について、国立公文書館等で保存することが適当であると認めるときは、総括文書管理者と協議の上、国立公文書館等に移管することができる。

　　　第６章　貸出し

　（貸出し）

第３７条　保管する行政文書は、文書管理者の許可を受けて、その貸出しを受けることができる。ただし、秘密の保全を要すると認められ、かつ不開示情報に該当する可能性があると認められる部分を含む行政文書（以下「秘密文書」という。）については、秘密文書の指定をした者の許可を受けるものとする。

　　　第７章　秘密文書の特例

　（秘密の保全）

第３８条　秘密文書は、他の行政文書と区別して取扱い、当該行政文書の処理に直接関係のある者以外の者には、その内容を漏らしてはならない。

　（秘密文書の区分）

第３９条　秘密文書は、その内容の秘密保全の必要度に応じて、次の２種に区分するものとする。

　（秘密区分の指定等）

第４０条　秘密文書の指定及び指定の廃止は、前条の区分に従い、極秘については所長が、秘については総務課長又は所長から特に当該事項の処理を命ぜられた研究調整官若しくは総括主任研究官が行うものとする。

　（秘密区分の表示等）

第４１条　秘密文書には、当該文書が起案文書である場合は、秘密区分及び期間を起案用紙の該当欄に表示し、起案文書以外の行政文書であるときは、当該行政文書の秘密区分に応じ、右上部に表示し、当該文書の秘密取扱期間を表示するものとする。

　（秘密文書の複製等）

第４２条　極秘に属する秘密文書は、絶対に複製してはならない。

２　秘に属する文書は、第４０条の規定に基づき秘の指定を行った者の承認を受けて複製することができる。

３　前項の規定により複製された文書についても、秘密文書として取り扱うものとする。

　（秘密文書の保管等）

第４３条　文書管理者は、秘密文書の送付先の一覧表を作成し、常に、秘密文書の所在を明らかにしておくものとする。

２　秘密文書の保管は、当該行政文書の処理に直接関係のある者以外の者に漏洩しないように厳重に行わなければならない。

　（秘密文書の決裁）

第４４条　秘密文書で決裁を要するものは、総務課長又はその指定する者が携行して決裁を受けるものとする。

　（秘密文書の発送の方法）　

第４５条　秘密文書は、次に掲げる方法により、発送しなければならない。

　（他省庁の秘密文書の取扱い）

第４６条　他省庁から送付された秘密文書の秘密区分について取扱い上疑義が生じた場合は、総務課長は、速やかに当該秘密区分を指定した者と協議して同一の秘密区分を用いるよう努めるものとする。

　　　第８章　雑則

　（文書管理規則の閲覧）

第４７条　この規則は、閲覧所に据え置き、一般の閲覧に供するものとする。

　（文書の管理に関する細目）

第４８条　この規則に定めるもののほか、総務課長は、研究所における文書の管理の細目に関し、必要な事項を定めることができる。

　（法令の規定による特例）

第４９条　法律及びこれに基づく命令の規定により、行政文書の分類、作成、保存、廃棄その他の行政文書の管理については、当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによる。

　　　附　則

　この規則は、平成１３年１月６日から施行する。

　　　別　表

　第１類（３０年）

　（１）規則等の制定、改正又は廃止のための決裁文書で重要なもの

　（２）訴訟に関するもの

　（３）決裁文書の管理を行うための帳簿

　（４）情報公開法施行令第１６条第１項第１０号の帳簿

　（５）公印の制定、改正又は廃止を行うための決裁文書

　（６）歴史的資料となるべきもの

　（７）（１）から（６）までに掲げるもののほか、所長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

　第２類（１０年）

　（１）通知の制定、改正又は廃止のための決裁文書で重要なもの

　（２）規則等の制定、改正又は廃止のための決裁文書（第１類（１）に掲げるものを除く。）

　（３）調査又は研究の結果が記録されたもの

　（４）栄典又は表彰を行うための決裁文書

　（５）国会関係資料で重要なもの

　（６）（１）から（５）までに掲げるもののほか、所長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

　第３類（５年）

　（１）通知の制定、改正又は廃止のための決裁文書（第２類（１）に掲げるものを除く。）

　（２）（１）に掲げるもののほか、所管行政に係る意思決定を行うための決裁文書

　（３）取得した文書の管理を行うための帳簿又は行政文書の廃棄若しくは移管の状況が記録された帳簿

　（４）報告、届出又は復命に関する文書で重要なもの

　（５）（１）から（４）までに掲げるもののほか、所長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

　第４類（３年）

　（１）所管行政上の定型的な事務に係る意思決定を行うための行政文書

　（２）（１）に掲げるもののほか、所管行政に係る政策の決定又は遂行上参考とした事項が記録されたもの

　（３）職員の勤務状況が記録されたもの

　（４）国会関係資料（第２類（５）に掲げるものを除く。）

　（５）（１）から（４）までに掲げるもののほか、所長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

　第５類（１年）

　（１）所管行政上の軽易な事項に係る意思決定を行うための決裁文書

　（２）請願に関する文書

　（３）報告、届出又は復命に関するもの（第３類（４）に掲げるものを除く。）

　（４）（１）から（３）までに掲げるもののほか、所長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

　第６類（事務処理上必要な１年未満の期間）

　　第１類から第５類までに掲げるもの以外の行政文書