第１章　総　則

　　 (目的)

　第１条　この達は、航空保安大学校(以下「大学校」という。)における行政文書の管理について必要な事項を定めることにより、事務処理の適正化と能率の向上及び行政機関の保有する情報の公開に関する法律(平成11年法律第42号)の適正かつ円滑な運用を図ることを目的とする。

　　 (適用の範囲)

　第２条　大学校内部における文書の管理については、別に定める場合を除き、この達の定めるところによる。
　

　　 (用語の定義)

　第３条　この達における用語の意味は、次のとおりとする。

　 (１) 行政文書　大学校の職員が職務上作成し、または取得した文書、図面及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式(以下「電子的方式」という。)で作られる記録をいう。以下同じ。)であって、大学校の職員が組織的に用いるものとして大学校が保有しているものをいう。ただし、官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。

　 (２) 電子行政文書　行政文書のうち電磁的記録(電子計算機による情報処理の用に供されるものに限る。)をいう。

　 (３) 行政文書ファイル　能率的な事務または事業の処理及び行政文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接に関連を有する行政文書(保存期間が１年以上のものであって、保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)の集合物をいう。ただし、単独で管理することが適当と認められる行政文書については当該行政文書を行政文書ファイルとみなす。

　 (４) 電子行政文書ファイル　行政文書ファイルのうち電子的方法により作成されたものをいう。

　 (５) 起案文書　大学校の意志決定の権限を有する者が押印、署名またはこれらに類する行為を行うことにより、その内容を大学校の意志として決定し、または確認するために起案した行政文書(供覧文書及び起案用紙に付された参考資料を含む。)をいう。

　 (６) 親展文書　親展、直披その他内容を名あて人以外に秘する旨の表示をしてある封書及び電報をいう。

　 (７) 決裁　決定権を有する者が決定することをいう。

　 (８）承認　決定権者以外の者及び合議先の課等の長が同意することをいう。

　 (９) 電子署名　電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の条件のいずれにも該当するものをいう。

　　　イ　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

　　　ロ　当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
　

　 (10) 電子決裁システム　電子的方法により起案及びこれに伴う承認及び決裁を行うためのシステムをいう。

　 (11) 課等　航空保安大学校組織規則(平成13年国土交通省令第19号)第７条に定める課及び航空保安大学校規則(平成13年国土交通省訓令第101号)第２条１項に定める科並びに航空保安大学校に研究調査室を置く達(平成13年達空保大総第３号)第１条に定める室をいう。

　 (12) 主務課等　行政文書に記載された事案について最も関係を有する課等をいう。

　 (13) 受付　送付された文書を受領することをいう。

　 (14) 発送　文書を大学校外に送付することをいう。

　 (15) 配付　行政文書を大学校内に送付することをいう。

　　 (事務処理の原則)

　第４条　大学校の意志決定にあたっては、行政文書(図面及び電磁的記録を含む。以下、この条において同じ。)を作成して行うこと、また、大学校の事務及び事業の実績については行政文書を作成することを原則とする。ただし、次の場合にはこの限りでない。

　 (１) 大学校の意志決定と同時に行政文書を作成することが困難なとき。

　 (２) 処理に係る事案が軽微なものであるとき。

　２　前項ただし書第１号に該当し、行政文書を作成せずに事務の処理をしたときは、事後に、速やかに行政文書を作成しなければならない。

　　 (行政文書の管理体制)

　第５条　大学校に総括文書管理者及び主任文書管理者各１名を置き、課等に文書管理者及び文書管理担当者各１名を置く。

　２　総括文書管理者は、事務局長をもってあてる。

　３　主任文書管理者は、総務課長をもってあてる。

　４　文書管理者は、課等の長をもってあてる。

　５　文書管理者は、課等の教官、職員のうちから文書管理担当者を命じ、その氏名を主任文書管理者に報告しなければならない。これを変更したときも同様とする。

　 　(総括文書管理者の職務)

　第６条　総括文書管理者は、次の事務をつかさどる。ただし、必要に応じて、その事務を主任文書管理者に委任できるものとする。

　　(１) 航空保安大学校文書管理規則及びその他の行政文書の管理規則類の整備。

　　(２) 行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿の整備並びに管理。

　　(３) 行政文書の管理に関する事務の指導及び監督並びに研修等の実施。

　　(４) その他の行政文書の管理に関する事務の総括。

　２　主任文書管理者は、総括文書管理者の命を受け、総括文書管理者を補佐し、校内の文書管理に関する事務を総括する。

　３　文書管理者は、次の事務をつかさどる。

　 (１) 行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿のうち課等の保有する行政文書に係る部分の作成。

　 (２) 課等の保有する行政文書の保存期間の延長、国立公文書館法(平成11年法律第79号)第３条に定める国立公文書館または行政機関の保有する情報の公開に関する法律施行令(平成12年政令第41号)第２条第１項に定める機関(以下「移管機関」という。)への移管または廃棄。

　 (３) その他課等の保有する行政文書の管理に関する事務。

　４　文書管理担当者は、文書管理者の命を受け、文書管理者を補佐する。
　

　　 (監査)

　第７条　総括文書管理者は、大学校における行政文書の管理状況について随時監査を行うことができる。

　２　総括文書管理者は、監査を行った結果必要があると認めるときは、文書管理者に改善を求めることができる。

　　 (備付簿冊等)

　第８条　総務課に、次の簿冊を備え文書管理担当者が管理する。

　 (１) 行政文書ファイル管理簿(様式１)

　 (２) 達番号簿(様式２)

　 (３) 受付記録簿(様式３)

　 (４) 起案簿(様式４)

　 (５) 書留簿(様式５)　

　 (６) 後納郵便差出票綴(様式６)

　２　総務課を除く課等に、次の簿冊を備え文書管理担当者が管理する。

　 (１) 受付記録簿(様式３)

　 (２) 起案簿(様式４)

　　 (電子的方式による管理の原則)

　第９条　大学校の保有する行政文書は、電子的方式により管理を行うことを原則とする。

　　　第２章　受付及び配付

　　 (受付の方法)

　第10条　行政文書の受付は、総務課で行う。ただし、次に掲げるときは、直接主務課等で受付けるものとする。

　 (１) 使送、電報、ファクシミリまたは電子メールにより受取るとき。

　 (２) 請願文書または陳情文書を、その請願または陳情の名あて人またはその代理人が直接請願人または陳情人から受取るとき。

　 (３) 許認可の申請文書その他行政文書に関する内容が主務課等の所掌に直接に関連する行政文書を受取るとき。

　２　電子メールにより発せられた行政文書は、電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に、大学校に到達したものとみなす。

　３　行政文書を受付けた総務課または主務課等の文書管理担当者は、受付けた行政文書(電子行政文書及び第５項の規定により登録した行政文書を除く。)が次に掲げるものであるときは、当該行政文書に受付印(様式７)を押し、受付記録簿に当該行政文書の件名、受付年月日、受付番号等所要の事項を登録する。

　 (１) 校長または教頭若しくは大学校あてのものであるとき。

　 (２) 公印の押印を受けたものであるとき。

　４　前項の行政文書が電子行政文書であるときは、当該行政文書の件名、受付年月日、受付番号等所要の事項をシステム上登録する。

　５　行政文書を受付けた総務課の文書管理担当者は、書留郵便、配達証明郵便または特殊な物件が添付されているものについては、書留簿に当該行政文書の件名、受付年月日、書留番号等所要の事項を登録する。

　６　第３項及び第４項の受付番号は、それぞれの受付の順序による通し番号とし、年度ごとに更新する。

　 　(配付)

　第11条　総務課の文書管理担当者は、第10条第１項本文の規定により受付けた行政文書を主務課等の文書管理担当者に直ちに配付するものとする。

　　 (所管外文書)

　第12条　課等の文書管理担当者は、前条の規定により配付された行政文書の中に当該課等の所管に属さないものがあるときは、直ちに総務課に返付し、または所管する主務課等に回付する等適切な処置をとらなければならない。

　　 (親展文書の処理)

　第13条　文書管理担当者は、親展文書を受領したときには、開封することなく速やかにこれを名あて人に配付しなければならない。　

　　　第３章　作成及び決裁

　　 (行政文書作成の原則)

　第14条　行政文書の作成にあたっては、平易な用字用語を使用して的確かつ簡潔に記載するものとする。　

　２　行政文書の作成にあたっては、別に定めるところにより、作成担当課等及び係、作成者、作成時期、保存期間並びに保存満了時期を明示しなければならない。

　　 (起案)

　第15条　回答、許可その他の処分、供覧等の措置を必要とする行政文書を受領したとき、または通知等の発議が必要と認められるときは、当該事案の担当者は、速やかに起案の措置をとらなければならない。

　　 (起案の方法)

　第16条　起案は、原則として一つの事案ごとに行うものとする。

　２　起案をするときは、原則として、次の各号によるものとする。

　 (１) 起案用紙(様式８)(電子決裁システムにより起案をする場合は、電子計算機に表示される起案用紙に類するもの。)を用い、その該当欄にそれぞれ必要事項を記載し、当該事案についての決裁を行うべき者(以下「決裁者」という。)及び承認を行うべき者(以下「承認者」という。)の職名を表示する。

　 (２) 必要に応じ、事案の概要、起案理由、経緯等を付記し、かつ、参考資料等を添付する。

　 (３) 起案文書一式は、原則として、一括して綴じるものとする。

　３　起案者は、起案に際し、起案簿に起案件名、起案年月日、別表１に定める起案課等の記号、起案番号等所要の事項を登録するものとする。

　４　第３項の起案番号は、起案の順序による通し番号とし、年度ごとに更新する。

　　 (決裁または承認の方法)

　第17条　決裁または承認は、起案文書の所定の箇所に押印または朱書によるサインにより行うものとし、電子決裁システムによるときには電子署名により行い、決裁または承認したことをシステム上記録するものとする。

　２　起案文書の承認の順序は、当該起案文書に表示した合議先の順序とする。

　３　起案文書における合議先の記載の順序は、原則として、航空保安大学校組織規則(平成13年国土交通省令第19号)及び航空保安大学校規則(平成13年国土交通省訓令第101号)第２条第１項に定める建制の逆順とする。

　　 (起案文書の修正)

　第18条　起案文書の修正は、朱書で行うものとし、修正した部分に修正した者が押印する。　

　２　前項の起案文書が電子行政文書であるときは、起案用紙に類するものに係る修正については備考欄にその旨を記載することにより、参考資料については朱書で行うものとする。

　３　内容の変更を伴う修正は、起案者に連絡して行う。このとき、修正の内容がそのときまでに承認者に関係のあるものであるときは、その者に連絡するものとする。

　　 (代決)

　第19条　決裁者または承認者が、出張、休暇その他の理由により決裁または承認を行うことができないときに、至急に処理しなければならない事案があるときは、大学校長が別に定める者が「代」の表示をしたうえで決裁または承認をすることができる。このときに、指定を受けた者は、事後速やかに当該決裁者または承認者に報告しなければならない。

　　 (専決)

　第20条　校長の職権に係る決裁文書の専決については、大学校長が別に定めるところによる。この場合において、専決者は、校長が押印、サインまたは電子署名するべき箇所に「専決」と表示する。

　　 (廃案)

　第21条　起案文書について、決裁者が反対の決定をしたときまたは決裁手続中に起案課等の長が撤回の決定をしたときは、当該起案文書は廃案とする。

　２　廃案となった起案文書は、その左側上部に「廃案」の表示を朱書して整理する。

　３　前項の起案文書が電子行政文書であるときは、備考欄に「廃案」の表示をして整理する。

　　 (持ち回り)

　第22条　起案文書で、至急に処理する必要があるもの、または詳細な説明をする必要があるものは、主務課等の長またはその指名する者が携行して決裁または承認を受け、または供覧を行うものとする。

　　　第４章　施　行

　　 (発送の方法)

　第23条　行政文書の発送は、次の方法により、それぞれ次の課等が行うものとする。

　２　他の省庁への発送は、原則として省庁間電子文書交換システムを利用するものとする。

　３　電報及びファクシミリによる発送は、軽易な行政文書または緊急に処理を要する行政文書に限る。

　４　電子メールにより発した行政文書は、電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に大学校から発せられたものとみなし、当該記録がされた後通常その出力に要する時間が経過した時に相手方に到達したものとみなす。

　　 (発送の手続き)

　第24条　主務課等の文書管理担当者は、行政文書の決裁を終えた後、速やかに、浄書及び照合し、公印及び契印(様式９)の押印を受け、または公印にかわる電子署名を受け、前条に定める方法により発送しなければならない。ただし、大学校及び岩沼分校相互間において施行する行政文書については公印の押印を、また、印影印刷物運用細則(昭和60年空保大総第145号)の規定に基づき公印の押印に代えて公印の印影を印刷した文書及び電子行政文書については契印の押印を、受けることを要しない。

　２　前項の規定により、行政文書を発送したときは、発送年月日を起案簿に登録する。

　　 (官報原稿等の送付)

　第25条　主務課等の文書管理担当者は、公告その他の官報に掲載する必要がある事案について決裁されたときは、浄書及び照合して官報原稿を作成し、前条に定める手続きを経て、本省航空局の主務課等に官報への掲載依頼を行うものとする。

　２　主務課等の文書管理担当者は、依頼した官報原稿に係る事案が官報に掲載されたときは、当該事案に係る決裁文書に官報掲載年月日及び番号を記入するものとする。
　

　　　第５章　整理及び保存

　　 (整理及び保存の原則)

　第26条　行政文書は、散逸、消失、汚損、改ざん等のないよう整然と整理し、常にその所在並びに処理の経過及びその状況を明らかにしておくとともに、組織としての管理を適切に行い得る専用の場所で保存するものとする。

　２　行政文書を保存するときは、保存の必要に応じ、当該行政文書に代えて、内容を同じくする同一または他の種別の行政文書を作成して保存することができる。

　　 (行政文書分類基準表)

　第27条　文書管理者は、課等が保有する行政文書について、事務及び事業の内容等に応じた分類基準を定め、課等の行政文書分類基準表を作成する。

　２　文書管理者は、課等の行政分類基準表を年に１回以上見直し、必要があると認めるときは改定を行うものとする。

　３　総括文書管理者は、課等の行政分類基準表をとりまとめ、行政分類基準表を整備するとともに、これを管理する。

　　 (行政文書ファイル)

　第28条　主務課等において、行政文書(保存期間が１年以上のものに限る。)を取得し、または作成したときは、速やかに行政文書ファイルとしてとりまとめる。

　２　行政文書ファイルをまとめるにあたっては、原則として、一つの行政文書ファイルに属する行政文書の数が過度に多くならないようにする。

　３　行政文書ファイル(電子行政文書ファイルを除く。)の背表紙には、当該ファイルに係る名称、保存期間満了時を載した文書整理ラベルシールを貼付けるよう努める

　４　行政文書ファイルは、必要に応じて、行政文書ファイル管理簿を調整のうえ、分割及び統合することができる。

　　 (行政ファイル管理簿)

　第29条　大学校の保有する行政文書の管理を的確に行うため、文書管理者は、課等の保有する行政文書ファイルごとに、次に掲げる事項(以下「書誌的情報」という。)を記載した行政文書ファイル管理簿を作成する。
　

　 (１) 文書分類

　 (２) 行政文書ファイル名

　 (３) 作成担当課等・係

　 (４) 作成または取得時期、保存期間及び保存期間満了時期

　 (５) 媒体の種別

　 (６) 保存場所

　 (７) 管理担当課等・係

　 (８) 保存期間満了時の措置結果

　 (９) 備考

　２　行政文書ファイルの作成または取得時期は、行政ファイルにまとめられた行政文書のうち第34条の規定により定められた起算の時期が最も古いものの年度とする。

　３　行政文書ファイルの保存期間満了時期は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書のうち保存期間の満了する日が最も遅いものの年度とする。

　４　行政文書ファイルの保存期間は、第２項で定める年度から前項で定める年度までの期間とする。

　５　書誌的事項が不開示情報に該当するおそれがあるときは、当該不開示情報が明示されないようにしなければならない。

　６　文書管理者は、課等の保有する行政文書に係る行政文書ファイル管理簿を年に１回以上更新するものとする。

　７　主任文書管理者は、課等の行政文書ファイル管理簿をとりまとめ、行政文書ファイル管理簿を整備するとともに、これを管理する。

　８　行政文書ファイル管理簿は、国土交通省情報システム上のデーターベースとして整備する。

　９　行政文書ファイル管理簿は、行政文書の開示請求窓口において、一般の閲覧に供するものとする。

　　 (電子行政文書の整理及び保存)

　第30条　電子行政文書については、主務課等ごとにホストコンピューターで管理されている磁気媒体またはサーバーの共用部分等において、電子行政文書ファイルを作成して保存する。

　２　電子行政文書の整理及び保存にあたっては、記録媒体の経年劣化等による消失及び変化、改ざん、盗難並びに漏洩等を防止する措置を講じるとともに、電子行政文書または当該文書の書誌的情報の内容が、必要に応じ電子計算機等を用いて直ちに表示できるよう措置する。

　　 (電子行政文書の改定)

　第31条　登録された後の電子行政文書を改定するときには、原則として上書きをしてはならない。

　　 (保存期間)

　第32条　行政文書を作成または取得したときは、次に掲げる行政文書の区分に従い、当該行政文書について保存期間の満了する日を設定するとともに、当該行政文書を当該保存期間の満了する日までの間保存する。

　 (１) 第１類　30年

　 (２) 第２類　10年

　 (３) 第３類　５年

　 (４) 第４類　３年

　 (５) 第５類　１年

　 (６) 第６類　事務処理上必要な１年未満の期間

　２　前項の行政文書の区分は、別表２に定めるところによる。

　３　一つの行政文書ファイルにまとめられた行政文書の保存期間については、第１項の規定に関わらず、第29条第４項で定める当該行政ファイルの保存期間とする。

　　 (保存期間の起算)

　第33条　前条第１項第１号から第５号までに規定する行政文書の保存期間は、作成または取得した日の属する年度の翌年度の４月１日から起算する。ただし、これにより難いときは、作成または取得した日以降の適切な日をもって定めることができる。

　２　前条第１項第６号にさだめる行政文書の保存期間は、作成または取得した日から起算する。ただし、これにより難いときは、作成または取得した日以降の適切な日とする。

　　 (保存期間の延長)

　第34条　保存期間が満了した行政文書について、主務課等の文書管理者は、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて保存期間の延長をすることができる。当該延長に係る保存期間が満了したときに、さらに延長しようとするときも同様とする。

　２　次に掲げる行政文書については、保存期間の満了する日以後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過するまでの間、保存期間を延長する。この場合において、一つの区分に該当する行政文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存する。

　 (１) 現に監査、検査等の対象となっている行政文書は、当該監査、検査が終了するまでの間保存する。

　 (２) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされる行政文書は、当該訴訟が終結するまでの間保存する。

　 (３) 現に継続している不服申立における手続上の行為をするために必要とされる行政文書は、当該不服申立に対する裁決または決定の日の翌日から起算して１年間。

　 (４) 開示請求があった行政文書は、開示決定の日の翌日から起算して１年間。

　　 (書庫の設置)

　第35条　主務課等の長は、長期の保存を必要とする行政文書(電磁的記録及びマイクロフィルムを除く。)を適切に保存するために各課等ごとに書庫を設置し、これを管理する。

　　 (書庫の利用)

　第36条　主務課等の文書管理者は、毎年４月30日までに、前年度中に完結した文書であって原則として第33条第１項第１号から第３号に定める行政文書(電磁的記録及びマイクロフィルムを除く。)を書庫に移転するものとする。ただし、当該行政文書を移転することによって著しく事務に支障が生ずるおそれがあると認められるときは、移転を延期することができる。

　２　書庫内の行政文書は、当該行政文書の主務課等の文書管理者が管理する。

　３　書庫に移転した行政文書は、保存類別、及び年度別または件別に区分し、整理保存する。

　４　前項の規定に関わらず、主務課等の文書管理者は、行政文書を行政文書ファイル単位で書庫に移転し、管理し、または保存することができる。

　　 (保存文書の廃棄)

　第37条　保存期間が満了した行政文書は、当該行政文書の主務課等の文書管理者が廃棄する。

　２　主務課等の文書管理者は、行政文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由があるときは、校長の承認を得て廃棄することができる。このときは、廃棄する行政文書の名称、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成しなければならない。

　３　主務課等の文書管理者は、行政文書を廃棄したときは、当該行政文書ファイル管理簿に係る事項は、その処理が終了した日の翌日から起算して５年を経過した後、その記録を削除する。

　４　主務課等の文書管理者は、不開示情報が含まれている行政文書は、当該不開示情報が漏洩しない方法で廃棄しなければならない。

　　 (国立公文書館への移管)

　第38条　前条第１項の規定に関わらず、主務課等の文書管理者は、保存期間が満了した行政文書について、国立公文書館で保存することが適当と認めるときは、総括文書管理者と協議のうえ国立公文書館等に移管することができる。

　２　前項の協議を受けた総括文書管理者は、国土交通省総括文書管理者と協議しなければならない。

　３　行政文書を移管機関に移管したときの当該行政文書ファイル管理簿に係る事項については、前条第３項の規定を準用する。

　　　第６章　貸　出
　

　　 (貸出)

　第39条　関係者以外の大学校の職員は、事務処理上必要とする行政文書の貸出しを受けようとするときは、主務課等の文書管理者の許可を受けなければならない。ただし、秘密の保全を要すると認められ、かつ不開示情報に該当する可能性があると認められる部分を含む行政文書(以下「秘密文書」という。)については、秘密文書の指定をした者の許可を受けるものとする。

　　　第７章　秘密文書の特例

　　 (秘密の保全)

　第40条　秘密文書は、他の行政文書と区別して取扱い、当該行政文書の処理に直接関係がある者以外の者には、その内容を漏洩してはならない。

　　 (秘密文書の区分)

　第41条　秘密文書は、その内容の秘密保全の必要度に応じて、次の２種類に区分する。
　

　　 (秘密区分の指定等)

　第42条　秘密文書の指定及び指定の廃止は、前条の区分に従い、極秘については校長が、秘については校長の承認を得て主務課等の長が行う。

　　２　秘密区分の指定は、秘密文書である期間を明らかにして行う。

　　 (秘密区分の表示)

　第43条　秘密文書には、当該文書が起案文書であるときは、秘密区分及び期間を起案用紙の該当欄に表示し、起案文書以外の文書であるときは、当該行政文書の秘密区分に応じ、右上部表示し、当該行政文書の秘密取扱期間を表示する。

　　 (秘密文書の複製)

　第44条　極秘に属する行政文書は、複製してはならない。

　２　秘に属する行政文書は、主務課等の長の承認を受けて複製することができる。

　３　前項の規定により複製された行政文書についても、秘密文書として取扱うものとする。

　　 (秘密文書の保管等)

　第45条　主務課等の文書管理担当者は、秘密文書の配付先の一覧表を作成し、常に秘密文書の所在を明らかにしておくものとする。

　２　秘密文書は、当該文書の処理に直接関係がある者以外の者に漏洩しないよう厳重に保管、管理しなければならない。

　　　 (秘密文書の決裁)

　第46条　秘密文書で決裁を要するものは、起案課等の長またはその指定する者が携行して決裁または承認を受けなければならない。

　　 (秘密文書の発送の方法)

　第47条　秘密文書は、次に定める方法により発送しなければならない。

　 (１) 極秘に属する文書は、第23条第１項の規定に関わらず、主務課等の文書管理担当者またはその指定する者が封筒に入れて携行する。
　

　 (２) 秘に属する文書は、その内容の軽重により、親展扱いの書留郵便または普通郵便とする。

　　 (他省庁の秘密文書の取扱)

　第48条　他省庁から送付された秘密文書の秘密区分について取扱上疑義を生じたときは、主務課等の長は、当該秘密区分を指定した者と協議して、同一の秘密区分を用いるよう努める。

　　　第８章　雑　則

　　 (文書管理規則の閲覧)

　第49条　この規則は、大学校で定める閲覧所に据置き、一般の閲覧に供する。

　　 (文書管理に関する細目)

　第50条　この規則に定めるもののほか、大学校における文書の管理の細目に関し必要な事項は校長が定める。

　　 (法令の規定による特例)

　第51条　法律またはこれに基づく命令の規定により、行政文書の分類、作成、保存、廃棄その他の行政文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられているときは、当該事項については、当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによる。

　　 (分校の文書管理規則)

　第52条　航空保安大学校岩沼分校の文書管理規則は、この規則に準じて分校長が定める。

　２　分校長が文書管理規則を定めたときは、校長に報告しなければならない。これを変更したときも同様とする。

　　　附　則

　１　この達は、平成13年１月６日から施行する。ただし、第28条、第29条、第30条、第31条及び第39条の規定については、平成13年４月１日から施行する。

　２　この達の施行の日から平成13年３月31日までの間に作成または取得した行政文書については、その取得の時期及び第10条第６項(受付番号の更新)、第16条第４項(起案番号の更新)、並びに第34条(保存期間の起算)の各規定に関わらず、平成13年度に含めるものとする。

　３　第８条第２項第１号、第２号及び第16条第２項第１号の規定に関わらず、当分の間従前の様式によることができる。

　４　航空保安大学校文書管理規則(昭和46年空保大総第642号)は廃止する。

　 別　表　１　(第16条第３項関連)

　　別　表　２　(第32条第２項関連)

保　存　期　間

　第１類文書(30年)

　　１　内規の制定、改正または廃止のための決裁文書で重要なもの

　　２　決裁文書の管理を行うための帳簿

　　３　情報公開法施行令第16条第１項第10号の帳簿

　　４　公印の制定、改正または廃止を行うための決裁文書

　　５　歴史的資料となるべきもの

　　６　１から５に掲げるもののほか、校長がこれらの行政文書と同程度の保存期

　　　間が必要であると認めるもの

　第２類文書(10年)

　　１　内規の制定、改正または廃止のための決裁文書(第１類に掲げるものを除く

　　　。)

　　２　所管行政上の重要な事項に係る意志決定を行うための決裁文書

　　３　不服申立に対する裁決または決定その他の処分を行うための決裁文書

　　４　栄典または表彰を行うための決裁文書

　　５　国会関係資料で重要なもの

　　６　１から５に掲げるもののほか、校長がこれらの行政文書と同程度の保存期

　　　間が必要であると認めるもの

　第３類文書(５年)

　　１　法律またはこれに基づく命令により作成すべきものとされる事務及び事業

　　　の基本計画書またはこれらに基づく実績報告書

　　２　所管行政に係る意志決定を行うための決裁文書

　　３　出納官吏の計算証明に関する書類またはその写し

　　４　取得した文書の管理を行うための帳簿または行政文書の廃棄若しくは移管

　　　の状況が記録された帳簿

　　５　報告、届出または復命に関する文書で重要なもの

　　６　１から５に掲げるもののほか、校長がこれらの行政文書と同程度の保存期

　　　間が必要であると認めるもの

　第４類文書(３年)

　　１　所管行政上の定型的な事務に係る意志決定を行うための決裁文書

　　２　調査または研究の結果が記録されたもの

　　３　前項に掲げるもののほか、所管行政に係る政策の決定または遂行上参考と

　　　した事項が記録されたもの

　　４　職員の勤務状況が記録されたもの

　　５　国会関係資料(第２類に掲げるものを除く。)

　　６　１から５に掲げるもののほか、校長がこれらの行政文書と同程度の保存期

　　　間が必要であると認めるもの

　第５類文書(１年)

　　１　所管行政上の軽易な事項に係る意志決定を行うための決裁文書

　　２　請願に関する文書

　　３　報告、届出または復命に関する文書(第３類に掲げるものを除く。)

　　４　１から５に掲げるもののほか、校長がこれらの行政文書と同程度の保存期

　　　間が必要であると認めるもの

　第６類文書(事務処理上必要な１年未満の期間)

　　第１類から第５類に掲げるもの以外の行政文書