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○運輸審議会 達 第１号
国土交通省文書管理規則（平成１３年国土交通省訓令第２号）第５５条の規定に基づき、運輸審議会文書管理規則を次のように定める。
平成１３年１月６日
運輸審議会会長 村田 恒
運輸審議会文書管理規則
改正 平成１３年３月２９日達第 ４号
改正 平成１５年３月３１日達第 １号
改正 平成１５年９月 ８日達第 ２号
第１条 この達は、国土交通省運輸審議会（以下「審議会」という。）における行政文書の管理について必要な事項を定めることにより、事務処理の適正化及び能率の向上並びに行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成１１年法律第４２号）の適正かつ円滑な運用を図ることを目的とする。
（適用の範囲）
第２条 審議会における文書の管理については、別に定めるところによる場合を除き、この達の定めるところによる。
（用語の定義）
第３条 この達における用語の意味は、次のとおりとする。
２ 前項に規定するもののほか、この達において使用する用語は、国土交通省文書管理規則（平成１３年国土交通省訓令第２号）において使用する用語の例による。
（事務処理の原則）
第４条 審議会の意思決定に当たっては、文書（図画及び電磁的記録を含む。以下この条において同じ。）を作成して行うこと並びに審議会の事務及び業務の実績について文書を作成することを原則とする。ただし、次に掲げる場合については、この限りでない。
２ 前項第一号に該当し、文書を作成せずに事務の処理をした場合にあっては、事後に、速やかに文書を作成しなければならない。
（行政文書の管理体制）
第５条 事務局に総括文書管理者及び文書管理者並びに文書管理担当者各１人を置く。
２ 総括文書管理者は、首席審理官をもって充てる。
３ 文書管理者は、課長補佐（総務担当）をもって充てる。
４ 文書管理担当者は、管理係長をもって充てる。
（総括文書管理者等の職務）
第６条 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
２ 文書管理者は、総括文書管理者の命を受け、総括文書管理者を補佐するとともに次の事務を行うものとする。
３ 文書管理担当者は、文書管理者の命を受け、文書管理者を補佐するものとする。
（備付簿冊等）
第７条 事務局には、次の簿冊を備えるものとする。
（電子的方式による管理の原則）
第８条 審議会の保有する行政文書については、電子的方式により管理を行うことを原則とする。
第２章 受付け及び配布
（受付け）
第９条 行政文書の受付けは、文書管理担当者が行うものとする。ただし、次に掲げる場合は、この限りではない。
２ 前項各号の規定により文書を受け取った者は、当該文書を速やかに文書管理担当者に 送付するものとする。
３ 電子メールにより発せられた行政文書は、審議会の電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に、審議会に到達したものとみなす。
４ 行政文書を受け付けた文書管理担当者は、受け付けた行政文書（電子行政文書及び第６項の規定により登録をした行政文書を除く。）が次に掲げるものである場合は、当該行政文書に受付・受領印（様式８）を押し、受付・受領簿に当該行政文書の件名、受付年月日、受付・受領番号等所要の事項を登録するものとする。
５ 前項の行政文書が電子行政文書である場合は、当該行政文書の件名、受付年月日、受付・受領番号等所要の事項をシステム上登録するものとする。
６ 行政文書を受け付けた文書管理担当者は、書留郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律（平成１４年法律第９９号）第２条第６項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第９項に規定する特定信書便事業者（以下「一般信書便事業者等」という。）の提供する同条第２項に規定する信書便（以下「信書便」という。）の役務のうち、書留郵便に準ずるものとして一般信書便事業者等において当該信書便物（同法第２条第３項に規定する信書便物をいう。）の引受け及び配達の記録をした信書便（以下「書留郵便等」という。）、配達証明郵便若しくは一般信書便事業者等の提供する信書便の役務のうち、配達証明郵便に準ずるものとして一般信書便事業者等において当該信書便物（同法第２条第３項に規定する信書便物をいう。）を配達し、若しくは交付した事実を証明した信書便（以下「配達証明郵便等」という。）又は特殊な物件が添付されているものについては、書留簿に当該行政文書の受付年月日、書留番号等所要の事項を登録するものとする。
（配布）
第１０条 文書管理担当者は、前条第１項本文の規定により受け付けた行政文書を当該文書の内容に係る事項を担当する者に直ちに配布するものとする。
（所管外文書）
第１１条 文書管理担当者は、配布された行政文書の中に審議会の所管に属しないものがある場合は、直ちに大臣官房総務課、総括課等又は主務課等に返付し、又は回付する等適切な措置をとるものとする。
（親展文書の処理）
第１２条 文書管理担当者は、親展文書を受領したときには、速やかにこれを名あて人に配布しなければならない。
（受付・受領番号）
第１３条 第９条の受付・受領番号は、次の各号に掲げる表示を当該各号順に並べたものとする。
２ 前項第二号の番号は、それぞれの受付又は受領の順序による通し番号とし、年度ごと に更新するものとする。
第３章 作成及び決裁
（行政文書作成の原則）
第１４条 行政文書の作成に当たっては、分かりやすい用字用語により的確かつ簡潔に記載するものとする。
２ 行政文書の作成に当たっては、別に定めるところにより、作成担当係、作成時期、保存期間並びに保存期間満了時期を明示しなければならない。
（起案）
第１５条 回答、通知、供覧等の措置を必要とする行政文書を受領したとき又は通知等の発議が必要と認められるときは、当該事案の担当者は、速やかに起案の措置をとらなければならない。
（起案の方法）
第１６条 起案は、原則として一つの事案ごとに行うものとする。
２ 起案をする場合は、次に掲げるところによるものとする（電子的方式による場合を除く。）。
３ 電子的方式により起案をする場合は、次に掲げるところによるものとする。
４ 起案者は、起案に際し、起案簿に起案件名、起案年月日、起案番号等所要の事項を登録するものとする。
（起案番号）
第１７条 前条の起案番号は、次に掲げる表示を当該各号順に並べたものとする。
２ 前項第三号の番号は、起案の順序による通し番号とし、年度ごとに更新するものとする。
（決裁又は承認の方法）
第１８条 決裁又は承認は、起案文書の所定の箇所に押印又は朱書きによるサインにより行うものとする（電子的方式による場合を除く。）。
２ 電子的方式による決裁又は承認は、起案文書の所定の箇所に決裁又は承認したことを入力し、記録することにより行うものとする。
３ 起案文書の承認の順序は、当該起案文書に表示した合議先の順序とする。
（合議文書）
第１８条の２ 国土交通省の本省の局等に合議を必要とする起案文書で会長の決裁又は承認を終えたものについては、文書管理担当者又は起案者は、合議をする本省の局等の課等の文書管理担当者又は承認者に送付しなければならない｡
２ ２以上の本省の局等に合議する場合は、起案文書中、合議局等の欄に記載又は記録された順序に従って合議するものとする。
３ 至急に処理する必要がある事案については、決裁又は承認を求める必要がある主務局等ごとに同文の文書を起案し、並行して決裁又は承認を求めることができるものとする。
４ 国土交通省の施設等機関、特別の機関及び外局への合議は、前３項の例に準じて行うものとする。
５ 他省庁への合議は、本省の決裁が終えた後に行うものとする。
６ 第１項及び第２項の規定は、２以上の局にまたがる文書の供覧手続について準用する。ただし、電子的方式により行う場合は、起案者が主務局等及び合議をする局等の供覧を要する者に一斉に起案文書を送信するものとする。
（大臣等の決裁を要する起案文書等の取扱い）
第１９条 大臣の名で施行する文書に係る起案文書で大臣等の決裁又は承認を要するものは、会長（首席審理官の専決とされている事項については、首席審理官）の承認を終えた後、大臣官房総務課に送付しなければならない。
２ 大臣官房総務課の審査を経た後、大臣等の決裁又は承認を必要とするものは、官房長、事務次官、大臣政務官、副大臣、大臣の順序により決裁を受けるものとする。
３ 国土交通審議官の事務に係るものについては、官房長の次に国土交通審議官の承認を 受けるものとする。
（起案文書の修正）
第２０条 起案文書の修正は、朱書きで行うものとし、修正した部分に押印するものとする（電子的方式による場合を除く。）。
２ 電子的方式による起案文書の修正は、起案文書の所定の箇所に修正すべき内容を入力し、記録することにより行うものとする。
３ 内容の変更を伴う修正については、起案者に連絡をしてこれを行う。この場合において、起案者は、その修正の内容がそのときまでの承認者に関係のあるものであるときは、その者に連絡するものとする。
（代決等）
第２１条 決裁者が出張、休暇その他の理由により決裁を行うことができない場合において、至急に処理しなければならない事案があるときは、国土交通省決裁規則（平成１３年国土交通省訓令第１号、以下「決裁規則」という。）において定められた者が「代」の表示をした上で決裁をすることができる。この場合において、指定を受けた者は、事後に、当該決裁者に報告するものとする。
２ 承認者が出張、休暇その他の理由により決裁を行うことができない場合において、至急に処理しなければならない事案があるときは、第１項の規定を準用する。
（専決）
第２２条 国土交通大臣の職権に係る決裁文書の専決については、決裁規則の定めるところによる。この場合において、専決者は、国土交通大臣が押印又はサインすべき箇所に「専決」と表示するものとする。
（廃案）
第２３条 起案文書について、決裁者が反対の決定をした場合又は決裁手続中において首席審理官が撤回の決定をした場合には、当該起案文書は廃案となるものとする。
２ 廃案となった起案文書は、その左側上部に「廃案」の表示を朱書きして整理するものとする（電子的方式による場合を除く。）。
３ 電子的方式により起案した場合において廃案となった起案文書は、起案文書の所定の箇所に廃案となったことを入力し、記録することにより整理するものとする。
（持ち回り）
第２４条 起案文書で至急に処理する必要があるもの又は詳細な説明をする必要のあるものは、首席審理官又はその指名する者が携行して決裁又は承認を受け、又は供覧を行うものとする。
第４章 施行
（発送の方法）
第２５条 行政文書の発送は、次の各号に掲げる方法により、当該各号に掲げる課等において行うものとする。
２ 他の省庁への発送は、原則として、省庁間電子文書交換システムを利用するものとする。
３ 電報及びファクシミリによる発送は、軽易な行政文書又は緊急に処理を要する行政文書に限るものとする。
４ 電子メールにより発した行政文書は、相手方の電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に、審議会から発せられたものとみなし、当該記録がされた後通常その出力に要する時間が経過した時に相手方に到達したものとみなす。
（発送の手続き）
第２６条 文書管理担当者は、決裁を終えた後、速やかに、浄書し、照合し、並びに公印及び契印を押印し、前条に定める方法により、発送しなければならない。ただし、次に掲げる場合は、契印を押印することを要しない。
２ 電子行政文書を電子メールにより発送するときは、前項の規定による公印及び契印の押印に代えて、電子署名を行うものとする。
３ 第１項の規定により行政文書を発送したときは、文書管理担当者又は起案者は発送年 月日を起案簿に登録するものとする。
（官報原稿等の送付）
第２７条 起案者は、省令、告示その他の官報に掲載する必要のある事案について決裁が終わった場合は、浄書し、及び照合して官報原稿を作成し、当該原稿に決裁文書を添えてこれを大臣官房総務課に送付するものとする。
２ 前項の場合において、官報に掲載すべき事項が長文であること、掲載すべき時期が制限されていること等特別な事情があるときは、あらかじめ、予備原稿を送付するものとする。
第５章 整理及び保存
（整理及び保存の原則）
第２８条 行政文書は、散逸、消失、汚損、改ざん等のないよう整然と整理し、常にその所在並びに処理の経過及びその状況を明らかにしておくとともに、組織としての管理が適切に行い得る専用の場所で保存するものとする。
２ 行政文書を保存する場合は、保存の必要に応じ、当該行政文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別の行政文書を作成して保存することができる。
（行政文書分類基準表）
第２９条 文書管理者は、審議会が保有する行政文書について、事務及び業務の内容等に応じた分類基準を定め、審議会の行政文書分類基準表を作成するものとする。
２ 文書管理者は、審議会の行政文書分類基準表を年に１回以上見直し、必要があると認めるときは、改定を行うものとする。
３ 総括文書管理者は、審議会の行政文書分類基準表をとりまとめ、行政文書分類基準表を整備するとともに、これを管理するものとする。
（行政文書ファイル）
第３０条 審議会において、行政文書（保存期間が１年以上のものに限る。）を取得し、又は作成した場合は、速やかに行政文書ファイルとしてまとめるものとする。
２ 行政文書ファイルをまとめるに当たっては、原則として、一つの行政文書ファイルに属する行政文書の数が過度に多くならないようにするものとする。
３ 行政文書ファイル（電子行政文書ファイルを除く。）の背表紙には、当該ファイルに係る名称及び保存期間満了時期等を記載した文書整理ラベルシールをはり付けるよう努めるものとする。
４ 行政文書ファイルは、必要に応じて、行政文書ファイル管理簿を調整の上、分割し、又は統合することができる。
（行政文書ファイル管理簿）
第３１条 審議会の保有する行政文書の管理を的確に行うため、文書管理者は、審議会の保有する行政文書ファイルごとに、次に掲げる事項（以下「書誌的情報」という。）を記載した行政文書ファイル管理簿を作成するものとする。
２ 行政文書ファイルの作成又は取得の時期は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書のうち第３３条の規定により定められた起算の日が最も古いものの時期とする。
３ 行政文書ファイルの保存期間満了時期は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書のうち保存期間の満了する日が最も遅いものの時期とする。
４ 行政文書ファイルの保存期間は、第２項で定める時期から前項で定める時期までの期間とする。
５ 書誌的情報が不開示情報に該当するおそれがある場合は、当該不開示情報が明示されないようにしなければならない。
６ 文書管理者は、審議会の保有する行政文書に係る行政文書ファイル管理簿を年に１回以上更新するものとする。
７ 総括文書管理者は、審議会の行政文書ファイル管理簿をとりまとめ、行政文書ファイル管理簿を整備するとともに、これを管理するものとする。
８ 行政文書ファイル管理簿は、国土交通省情報システム上のデータベースとして整備するものとする。
９ 行政文書ファイル管理簿は、行政文書の開示請求窓口において、一般の閲覧に供するものとする。
（電子行政文書の整理及び保存）
第３２条 電子行政文書については、ホストコンピュータで管理されている磁気媒体又はサーバの共用部分等において、電子行政文書ファイルを作成して、保存するものとする。
２ 電子行政文書の整理及び保存に当たっては、記録媒体の経年劣化等による消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じるとともに、電子行政文書又は当該文書の書誌的情報の内容が必要に応じ、電子計算機等を用いて直ちに表示できるよう措置するものとする。
（保存期間）
第３３条 行政文書を作成し、又は取得した場合は、次に掲げる行政文書の区分に従い、当該行政文書について保存期間の満了する日を設定するとともに、当該行政文書を当該保存期間の満了する日までの間保存することとする。
第１類 ３０年
第２類 １０年
第３類 ５年
第４類 ３年
第５類 １年
第６類 事務処理上必要な１年未満の期間
２ 前項の行政文書の区分は、国土交通省文書管理規則（平成１３年国土交通省訓令第２号）別表第２を準用するものとする。この場合「国土交通大臣」とあるのは「会長」と読み替えるものとする。
３ 一つの行政文書ファイルにまとめられた行政文書の保存期間については、第１項の規定にかかわらず、第３１条第４項に定める当該行政文書ファイルの保存期間とする。
（保存期間の起算）
第３４条 前条第１項第１類から第５類までに属する行政文書の保存期間は、作成又は取得の日の属する年度の翌年度の４月１日から起算する。ただし、これにより難い場合は、作成又は取得の日以後の適切な日とする。
２ 前条第１項に掲げる第６類に属する行政文書の保存期間は、作成又は取得の日から起算する。ただし、これにより難い場合は、作成又は取得の日以後の適切な日とする。
（保存期間の延長）
第３５条 保存期間が満了した行政文書について、文書管理者は、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて、保存期間の延長をすることができる。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。
２ 次に掲げる行政文書については、保存期間の満了する日以後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間、保存期間を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する行政文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存することとする。
| 一 現に監査、検査等の対象となっている行政文書 | 当該監査、検査等が終了するまでの間 |
| 二 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされる行政文書 | 当該訴訟が終結するまでの間 |
| 三 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされる行政文書 | 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間 |
| 四 開示請求があった行政文書 | 開示決定又は不開示決定の日の翌日から起算して１年間 |
第３６条 保存期間が満了した行政文書は、文書管理者が廃棄するものとする。
２ 文書管理者は、行政文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由がある場合は、会長の承認を得て廃棄することができるものとする。この場合において、廃棄する行政文書の名称、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成することとする。
３ 文書管理者は、行政文書を廃棄した場合は、その処理が終わった日の翌日から起算して５年経過した後に、当該行政文書ファイル管理簿に係る事項から、その記録を削除するものとする。
４ 不開示情報が含まれている行政文書については、当該不開示情報が漏えいしないように廃棄するものとする。
（国立公文書館等への移管）
第３７条 前条第１項の規定にかかわらず、文書管理者は、保存期間が満了した行政文書について、国立公文書館等で保存することが適当であると認めるときは、総括文書管理者と協議の上、国立公文書館等に移管することができる。
第６章 貸出し
（貸出し）
第３８条 関係者以外の国土交通省の職員は、貸出しを受けようとする行政文書を管理している文書管理者の許可を受けて、行政文書の貸出しを受けることができる。ただし、秘密の保全を要すると認められ、かつ不開示情報に該当する可能性があると認められる部分を含む行政文書（以下「秘密文書」という。）については、秘密文書の指定をした者の許可を受けるものとする。
第７章 秘密文書の特例
（秘密の保全）
第３９条 秘密文書は、他の行政文書と区別して取り扱い、当該行政文書の処理に直接関係のある者以外の者には、その内容を漏えいしてはならない。
（秘密文書の区分）
第４０条 秘密文書は、その内容の秘密保全の必要度に応じて、次の２種に区分するものとする。
（秘密区分の指定等）
第４１条 秘密文書の指定及び指定の廃止は、前条の区分に従い、極秘については、会長（事務局の文書については、首席審理官）が、秘については、首席審理官が行うものとする。
２ 秘密区分の指定は、秘密文書である期間を明らかにして行うものとする。
（秘密区分の表示等）
第４２条 秘密文書には、当該文書が起案文書である場合は、秘密区分及び期間を起案用紙の該当欄に表示し、起案文書以外の行政文書である場合は、当該行政文書の秘密区分に応じ、右上部に表示し、当該行政文書の秘密取扱期間を表示するものとする。
（秘密文書の複製等）
第４３条 極秘に属する秘密文書は、複製してはならない。
２ 秘に属する行政文書は、首席審理官の承認を受けて複製することができる。
３ 前項の規定により複製された行政文書についても、秘密文書として取り扱うものとする。
（秘密文書の保管等）
第４４条 文書管理担当者は、秘密文書の送付先の一覧表を作成し、常に秘密文書の所在を明らかにしておくものとする。
２ 秘密文書の保管は、当該行政文書の処理に直接関係のある者以外の者に漏えいしないよう厳重に行わなければならない。
（秘密文書の決裁）
第４５条 秘密文書で決裁を要するものは、首席審理官又はその指定する者が携行して決裁を受けるものとする。
（秘密文書の発送の方法）
第４６条 秘密文書は、次に掲げる方法により、発送しなければならない。
（他省庁の秘密文書の取扱い）
第４７条 他省庁から送付された秘密文書の秘密区分について取扱い上疑義が生じた場合は、会長又は首席審理官は、速やかに当該秘密区分を指定した者と協議して同一の秘密区分を用いるよう努めるものとする。
第８章 雑則
（文書管理規則の閲覧）
第４８条 この規則は、閲覧所に据え置き、一般の閲覧に供するものとする。
（文書管理に関する細目）
第４９条 この達に定めるもののほか、会長は、審議会における文書の管理の細目に関し必要な事項を定めることができる。
（法令の規定による特例）
第５０条 法律及びこれに基づく命令の規定により、行政文書の分類、作成、保存、廃棄その他の行政文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによる。
（送付等の読み替え）
第５１条 この規則中、電子的方式による場合、「配布」、「返付」、「回付」、「送付 」とあるのは、それぞれ「配信」、「返信」、「転送」、「送信」と読み替えるものとする。
第１条 この達は、平成１３年１月６日から施行する。ただし、第７条第１項第１号、第９条第５項、第３０条第４項、第３１条第８項及び第９項、第４８条の規定は、平成１３年４月１日から施行する。
（運輸審議会文書管理規則の廃止）
第２条 運輸審議会文書管理規則（昭和５３年運輸審議会達第２号）は、廃止する。
別表（第１３条、第１７条関係）
| 運輸審議会 | 運審 |
| 運輸審議会事務局 | 運審事 |
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