国地達第１号

　国土地理院文書管理規則を次のように定める。

　　平成１３年１月６日

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　国土地理院長　矢野　善章　　

　

　　　第1章　総則

　（目的）

第１条　この規則は、国土地理院における行政文書の管理について必要な事項を定めることにより、事務処理の適正化及び能率の向上並びに行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成１１年法律第４２号）の適正かつ円滑な運用を図ることを目的とする。

　

　（適用の範囲)

第２条　国土地理院における行政文書の管理については、別に定めるところによる場合を除き、この規則の定めるところによる。

　

　（用語の定義)

第３条　この規則における用語の意味は、次のとおりとする。

　一　行政文書　国土地理院の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式（以下｢電子的方式」という。）で作られる記録をいう。以下同じ。）であって、国土地理院の職員が組織的に用いるものとして国土地理院が保有しているものをいう。

　　　ただし、官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。

　二　電子行政文書　行政文書のうち電磁的記録（電子計算機による情報処理の用に供されるものに限る。）をいう。

　三　行政文書ファイル　能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接に関連を有する行政文書（保存期間が1年以上のものであって、保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）の集合物をいう。ただし、単独で管理することが適当と認められる行政文書については当該行政文書を行政文書ファイルとみなす。

　四　電子行政文書ファイル　行政文書ファイルのうち電子的方式により作成されたものをいう。

　五　起案文書　国土地理院の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を国土地理院の意思として決定し、又は確認するために起案した行政文書(供覧文書及び起案用紙（別記様式第１）に付された参考資料を含む。)をいう。

　六　親展文書　親展その他内容を名あて人以外の者に秘する旨の表示をしてある封書及び電報をいう。

　七　電子署名　電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。

　　イ　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

　　ロ　当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

　八　部等　本院の部、測地観測センター及び地理地殻活動研究センターをいう。

　九　課等　本院における課及び室（この規則において、監査官に係るものについては、課等に準ずるものとして取り扱う。）をいう。

　十　地方測量部等　地方測量部、支所及び測地観測所をいう。

　十一　主務部等　行政文書に記載された事案について最も深い関係を有する第八号に規定する部等をいう。

　十二　主務課等　行政文書に記載された事案について最も深い関係を有する第九号に規定する課等及び第十号に規定する地方測量部等の課（課の設置されていない地方測量部等にあっては係。）をいう。

　

　（事務処理の原則)

第４条　国土地理院の意思決定に当たっては、文書(図画及び電磁的記録を含む。以下、この条において同じ。)を作成して行うこと並びに国土地理院の事務及び事業の実績について文書を作成することを原則とする。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。

　一　国土地理院の意思決定と同時に文書を作成することが困難な場合

　二　処理に係る事案が軽微なものである場合

２　前項第一号に該当し、文書を作成せずに事務の処理をした場合にあっては、事後に、速やかに文書を作成しなければならない。

　

　（行政文書の管理体制)

第５条　国土地理院に総括文書管理者及び副総括文書管理者各1人を置き、課等及び地方測量部等に文書管理者及び文書管理担当者各1人を置く。

２　総括文書管理者は、総務部長をもって充てる。

３　副総括文書管理者は、総務部総務課長をもって充てる。

４　文書管理者は、本院にあっては、課長、室長（地理地殻活動研究センターの各研究室にあっては研究管理課長）及び主任監査官、地方測量部等にあっては、地方測量部管理課長、支所長及び測地観測所長をもって充てる。

５　文書管理担当者は、本院の課及び室にあっては担当補佐（地理地殻活動研究センターの各研究室にあっては研究管理課長補佐）、監査官、地方測量部等にあっては総務係長をもって充てる。

　

　（総括文書管理者等の職務)

第６条　総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。ただし、必要に応じて、その事務を副総括文書管理者に委任できるものとする。

　一　国土地理院文書管理規則及びその他の行政文書の管理規則類の整備

　二　行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿の整備及び管理

　三　行政文書の管理に関する事務の指導及び監督並びに研修等の実施

　四　前三号に掲げるもののほか、行政文書の管理に関する事務の総括

２　副総括文書管理者は、総括文書管理者の命を受け、総括文書管理者を補佐するものとする。

３　文書管理者は、各課等及び各地方測量部等の保有する行政文書の管理について、次に掲げる事務を行うものとする。

　一　行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿の作成

　二　保存期間の延長又は廃棄の各措置の実施

　三　前二号に掲げるもののほか、行政文書の管理に関する事務

４　文書管理担当者は、文書管理者の命を受け、文書管理者を補佐するものとする。

　

　（備付簿冊等)

第７条　総務課には、次の簿冊等を備えるものとする。

　一　行政文書ファイル管理簿　（別記様式第２）

　二　告示原簿　（別記様式第３）

　三　国土地理院長達原簿　（別記様式第４）

　四　書留簿　（別記様式第５）

　五　後納郵便差出票（別記様式第６）綴

　六　郵便切手葉書受払簿　（別記様式第７）

２　本院各課等（地理地殻活動研究センターにあっては研究管理課）には、次の簿冊を備えるものとする。

　一　受付簿　（別記様式第８）

　二　起案簿　（別記様式第９）

３　部等（総務部にあっては各課及び室）には、次の簿冊を備えるものとする。ただし、至急に処理をする必要がある場合は、記入を省略することができる。

　　　送達簿　（別記様式第１０）

４　地方測量部等には、次の簿冊等を備えるものとする。

　一　受付簿　（別記様式第８）

　二　起案簿　（別記様式第９）

　三　書留簿　（別記様式第５）

　四　料金後納郵便物差出票（別記様式第１１）綴

　五　郵便切手葉書受払簿　（別記様式第７）

　

　（電子的方式による管理の原則)

第８条　国土地理院の保有する行政文書については、電子的方式により管理を行うことを原則とする。

　

　　　第２章　受付及び配布

　（受付及び登録)

第９条　行政文書の受付は、主務課等において別記様式第１２に規定する受付印を押して行うものとする。ただし、直ちに当該行政文書を登録するものについては、別記様式第１３に規定する受付印に代えることができる。

２　当該行政文書は、別記様式第１３に規定する受付印を押し、受付簿に件名、受付年月日、受付番号等所要の事項を登録した後、主務係等に配布するものとする。

３　電子メール（国土交通省オンライン申請システムを用いてデータ通信がなされるものを含む。（以下「電子メール等」という。）により発せられた行政文書は、電子計算機に備えられたファイルへの記録がされたときに、到達したものとみなす。

４　前項の行政文書が電子行政文書である場合は、当該行政文書の件名、受付年月日、受付番号等所要の事項をシステム上登録するものとする。

５　総務課の文書管理担当者又は地方測量部等の文書管理担当者は、行政文書のうち書留郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律（平成１４年法律第９９号）第２条第６項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第９項に規定する特定信書便事業者（以下「一般信書便事業者等」という。）の提供する同条第２項に規定する信書便（以下「信書便」という。）の役務のうち、書留郵便に準ずるものとして一般信書便事業者等において当該信書便物（同法第２条第３項に規定する信書便物をいう。以下同じ。）の引受け及び配達の記録をした信書便（以下「書留郵便等」という。）又は配達証明郵便若しくは一般信書便事業者等の提供する信書便の役務のうち、配達証明郵便に準ずるものとして当該信書便物を配達し、若しくは交付した事実を証明した信書便又は特殊な物件が添付されているものについては、書留簿に当該行政文書の受付年月日、書留番号等所要の事項を登録の上、本院にあっては主務課等の文書管理担当者、地方測量部等にあっては主務係等に配布するものとする。

　

　（受付番号)

第１０条　前条の受付番号は、次の各号に掲げる表示を当該各号順に並べたものとする。

　一　別表第１による記号

　二　番号

２　前項第二号の番号は、受付の順序による通し番号とし、年度ごとに更新するものとする。

　

　（所管外文書)

第１１条　文書管理担当者は、受け付けた行政文書の中に、当該所管に属さないものがある場合は、直ちに主務課等に回付する等適切な措置をとらなければならない。

　

　（親展文書の処理）

第１２条　文書管理担当者は、親展文書を受領したときは、速やかにこれを名あて人に配布しなければならない。

　

　　　第３章　作成及び決裁

　（行政文書作成の原則)

第１３条　行政文書の作成に当たっては、分かりやすい用字用語により的確かつ簡潔に記載するものとする。

２　行政文書の作成に当たっては、作成担当課等及び係、作成時期、保存期間並びに保存期間満了時期を明示しなければならない。

　

　（起案)

第１４条　回答、許可その他の処分、供覧等の措置を必要とする行政文書を受領したとき又は通知等の発議が必要と認められるときは、当該事案の担当者は、速やかに起案の措置をとらなければならない。

　

　（起案の方法)

第１５条　起案は、原則として一つの事案ごとに行うものとする。

２　起案をする場合は、原則として、次に掲げるところによるものとする（電子的方式による場合を除く。）。

　一　起案用紙を用い、その該当欄にそれぞれ必要事項を記載し、当該事案についての決裁を行うべき者（以下「決裁者」という。）及び承認を行うべき者（以下「承認者」という。）の職名を表示すること。

　二　必要に応じ、事案の概要、起案理由、経緯等を付記し、かつ、参考資料を添付すること。

　三　起案文書一式は、原則として、一括して綴じること。

３　電子的方式により起案をする場合は、次に掲げるところによるものとする。

　一　電子的方式により作成された起案用紙を用い、その該当欄にそれぞれ必要事項（当該事案についての決裁者及び承認者の職名（合議をする部課等における承認者の職名を含む。）を含む。）を入力し、記録すること。

　二　必要に応じ、事案の概要、起案理由、経緯等を入力し、かつ、参考資料を添付すること。

４　起案者は、起案に際し、起案簿に起案件名、起案年月日、起案番号等所要の事項を登録するものとする。

　

　（起案番号）

第１６条　前条の起案番号は、次の各号に掲げる表示を当該各号順に並べたものとする。

　一　国地

　二　別表第１による記号

　三　番号

２　前項第三号の番号は、起案の順序による通し番号とし、年度ごとに更新するものとする。

　

　（決裁又は承認の方法）

第１７条　決裁又は承認は、起案文書の所定の箇所に押印又は朱書によるサインにより行うものとする(電子的方式による場合を除く。)。

２　電子的方式による決裁又は承認は、起案文書の所定の箇所に決裁又は承認したことを入力し、記録することにより行うものとする。

　

　（合議文書)

第１８条　起案文書で、合議をする場合は、次に定めるところによるものとする。

　一　主務課等以外に合議をする場合は、当該主務課等の長の決裁又は承認を終えた後に行うものとする。

　二　本院において、主務部等以外の他の部等に合議をする場合は、当該主務部等の長の決裁又は承認を終えた後に行うものとする。

２　前項の規定は、文書の供覧の手続について準用する。

　

　（起案文書の審査)

第１９条　本院においては、院長、部等の長又は国土地理院の名で施行する文書に係る起案文書で、院長、部等の長の決裁を要するもの（以下「要審査文書」という。）は、総務部長の決裁又は承認を要するものにあっては当該決裁又は承認を受ける直前に、その他のものにあっては主務部等の長及び合議を受ける部等の長の承認を終えた後に、総務課の審査を受けなければならない。

２　主務課が総務課である要審査文書は、前項の規定にかかわらず、総務課長の承認を受ける直前に同項の審査を受けなければならない。

３　総務課が合議を受ける要審査文書は、第１項の規定にかかわらず、合議を受けた総務課の長の承認を受ける直前に同項の審査を受けなければならない。

４　院長又は国土地理院の名で施行する文書に係る起案文書で院長の決裁を要するものは、総務部長の承認を受けなければならない。

５　地方測量部等においては、院長又は地方測量部等の長の名で施行する文書に係る起案文書は、次長（支所にあっては支所長及び測地観測所にあっては測地観測所長）の承認を受ける直前に、総務係の審査を受けなければならない。

　

　（起案文書の修正)

第２０条　起案文書の修正は、朱書又は鉛筆を用いて行うものとし、修正した部分に押印等をするものとする（電子的方式による場合を除く。）。

２　電子的方式による起案文書の修正は、起案文書の所定の箇所に修正すべき内容を入力し、記録することにより行うものとする。

３　内容の変更を伴う修正については、起案者に連絡をしてこれを行う。この場合において、起案者は、その修正の内容がそのときまでの承認者に関係のあるものであるときは、その者に連絡するものとする。

　

　（代決等)

第２１条　決裁又は承認を行うべき者が出張、休暇その他の理由により不在である場合において、至急に処理しなければならない事案があるときは、院長が定めるところにより、指定された者が「代」の表示をした上、決裁又は承認をすることができる。

２　前条の規定に基づき代決した者は、代決した事項が重要なものであるときは、後閲を受けなければならない。

　

　（廃案）

第２２条　起案文書について、決裁者が反対の決定をした場合又は決裁手続中において主務課等の長が撤回の決定をした場合には、当該起案文書は廃案となるものとする。

２　廃案となった起案文書は、その左側上部に「廃案」の表示を朱書して整理するものとする（電子的方式による場合を除く。）。

３　電子的方式により起案した場合において廃案となった起案文書は、起案文書の所定の箇所に廃案となったことを入力し、記録することにより整理するものとする。

　

　（持ち回り）

第２３条　起案文書で至急に処理をする必要があるもの又は詳細な説明をする必要のあるものは、主務課等の長又はその指名する者が携行して決裁若しくは承認を受け、又は供覧を行うものとする。

　

　　　第４章　施行

　（発送の方法）

第２４条　行政文書の発送は、次の各号に掲げる方法により、当該各号に掲げる部署において行うものとする。

　一　郵便又は信書便　　　　　　　本院は総務課、地方測量部等にあっては総務係等

　二　宅配便　　　　　　　　　　　本院は主務課等、地方測量部等にあっては総務係等

　三　使送（交付を含む。） 　　　　主務課等

　四　電報　　　　　　　　　　　　主務課等

　五　ファクシミリ　　　　　　　　主務課等

　六　電子メール　　　　　　　　　主務課等

２　電報及びファクシミリによる発送は、軽易な行政文書又は緊急に処理を要する行政文書に限るものとする。

３　電子メールにより発した行政文書は、相手方の電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に、国土地理院から発せられたものとみなし、当該記録がされた後通常その出力に要する時間が経過した時に相手方に到達したものとみなす。

　

　（発送の手続）

第２５条　起案文書で決裁を終えたものは、速やかに、浄書し、照合し、並びに公印及び契印の押印を受け、前条に定める方法により、発送しなければならない。ただし、次に掲げる場合は、契印の押印を受けることを要しない。

　一　国土交通省公印規則（平成１３年国土交通省訓令第５６号）の規定に基づき公印の押印に代えて公印の印影を印刷した文書を発送する場合

　二　電子的方式により決裁を終えた文書を書面により発送する場合

２　電子行政文書を電子メール等により発送するときは、前項の規定による公印及び契印の押印に代えて、電子署名を行うものとする。

３　第１項の規定により、行政文書を発送したときは、主務課等の文書管理担当者又は起案者は発送年月日を起案簿に登録するものとする。

４　第１項及び第２項の規定にかかわらず、省内に行政文書を発送するときは、公印及び契印の押印又は電子署名を省略することができる。

　

　（官報原稿等の送付)

第２６条　主務課等の文書管理担当者は、告示その他の官報に掲載する必要のある事案について決裁が終わったときは、浄書し、及び照合して官報原稿を作成し、当該原稿に決裁文書を添えて、これを総務課に送付するものとする。

２　前項の場合において、官報に掲載すべき事項が長文であること、掲載すべき時期が制限されていること等特別な事情があるときは、あらかじめ、予備原稿を送付するものとする。

３　第１項の規定により官報原稿等が送付されたときは、総務課は、官報原稿が整っているかどうかを審査した後、当該官報原稿を大臣官房総務課に送付するものとする。

４　官報原稿に係る事案が官報に掲載され、大臣官房総務課から決裁文書が回付されたときは、総務課は、これを主務課等の文書管理担当者に送付するものとする。

　

　　　第５章　整理及び保存

　（整理及び保存の原則)

第２７条　行政文書は、散逸、消失、汚損、改ざん等のないよう整然と整理し、常にその所在並びに処理の経過及びその状況を明らかにしておくとともに、組織としての管理が適切に行い得る専用の場所で保存するものとする。

２　行政文書を保存する場合は、保存の必要に応じ、当該行政文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別の行政文書を作成して保存することができる。

　

　（行政文書分類基準表）

第２８条　文書管理者は、課等又は地方測量部等が保有する行政文書について、事務及び事業の内容等に応じた分類の基準を定め、行政文書分類基準表を作成するものとする。

２　文書管理者は、前項の規定により作成した行政文書分類基準表を年に１回以上見直し、必要があると認めるときは、改定を行うものとする。

３　総括文書管理者は、各文書管理者の作成した行政文書分類基準表を取りまとめ、行政文書分類基準表を整備するとともに、これを管理するものとする。

　

　（行政文書ファイル）

第２９条　主務課等において、行政文書（保存期間が１年以上のものに限る。）を取得し、又は作成したときは、速やかに行政文書ファイルとしてまとめるものとする。

２　行政文書ファイルをまとめるに当たっては、原則として、一つの行政文書ファイルに属する行政文書の数が過度に多くならないようにするものとする。

３　行政文書ファイル（電子行政文書ファイルを除く。）の背表紙には、当該ファイル名、所属、作成（取得）年度、保存期間満了時期を明示するよう努めるものとする。

４　行政文書ファイルは、必要に応じて、行政文書ファイル管理簿を調整の上、分割し、又は統合することができる。

　

　（行政文書ファイル管理簿)

第３０条　国土地理院の保有する行政文書の管理を的確に行うため、文書管理者は、課等又は地方測量部等が保有する行政文書ファイルごとに、次に掲げる事項（以下「書誌的情報」という。）を記載した行政文書ファイル管理簿を作成するものとする。

　一　文書分類

　二　行政文書ファイル名

　三　作成担当課等・係

　四　作成又は取得時期、保存期間及び保存期間満了時期

　五　媒体の種別

　六　保存場所

　七　管理担当課等・係

　八　保存期間満了時の措置結果

　九　備考

２　行政文書ファイルの作成又は取得時期は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書のうち第３３条の規定により定められた起算の日が最も古いものの時期とする。

３　行政文書ファイルの保存期間満了時期は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書のうち保存期間の満了する日が最も遅いものの時期とする。

４　行政文書ファイルの保存期間は、第２項で定める時期から前項で定める時期までの期間とする。

５　書誌的情報が不開示情報に該当するおそれがある場合は、当該不開示情報が明示されないようにしなければならない。

６　文書管理者は、課等又は地方測量部等が保有する行政文書に係る行政文書ファイル管理簿を年に１回以上更新するものとする。

７　総括文書管理者は、各文書管理者が作成した行政文書ファイル管理簿を取りまとめ、行政文書ファイル管理簿を整備するとともに、これを管理するものとする。

８　行政文書ファイル管理簿は、国土地理院情報システム上のデータベースとして整備するものとする。

９　行政文書ファイル管理簿は、行政文書の開示請求窓口において、一般の閲覧に供するものとする。

　

　（電子行政文書の整理及び保存）

第３１条　電子行政文書については、主務課等ごとにホストコンピュータで管理されている磁気媒体又はサーバの共用部分等において、電子行政文書ファイルを作成して、保存するものとする。

２　電子行政文書の整理及び保存に当たっては、記録媒体の経年劣化等による消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講ずるとともに、電子行政文書又は当該文書の書誌的情報の内容が、必要に応じ、電子計算機等を用いて直ちに表示できるよう措置するものとする。

　

　（保存期間）

第３２条　行政文書を作成し、又は取得した場合は、次に掲げる行政文書の区分に従い、当該行政文書について保存期間の満了する日を設定するとともに、当該行政文書を当該保存期間の満了する日までの間保存することとする。

　第１類　３０年

　第２類　１０年

　第３類　５年

　第４類　３年

　第５類　１年

　第６類　事務処理上必要な１年未満の期間

２　前項の行政文書の区分は、別表第２に定めるところによる。

３　一つの行政文書ファイルにまとめられた行政文書の保存期間については、第１項の規定にかかわらず、第３０条第４項に定める当該行政文書ファイルの保存期間とする。

　

　（保存期間の起算)

第３３条　前条第１項の第１類から第５類までに属する行政文書の保存期間は、作成又は取得の日の属する年度の翌年度の４月１日から起算する。ただし、これにより難い場合は、作成又は取得の日以後の適切な日とする。

２　前条第１項の第６類に属する行政文書の保存期間は、作成又は取得した日から起算する。ただし、これにより難い場合は、作成又は取得した日後の適切な日とする。

　

　（保存期間の延長)

第３４条　保存期間が満了した行政文書について、文書管理者は、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて、保存期間の延長をすることができる。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。

２　次の各号に掲げる行政文書については、保存期間の満了する日以後においても、その区分に応じて当該各号に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する行政文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存することとする。

　一　現に監査、検査等の対象となっている行政文書　当該監査、検査等が終了するまでの間

　二　現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされる行政文書　当該訴訟が終結するまでの間

　三　現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされる行政文書　当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間

　四　開示請求があった行政文書　開示決定又は不開示決定の日の翌日から起算して１年間

　

　（書庫の設置)

第３５条　長期の保存を必要とする行政文書(電磁的記録及びマイクロフィルムを除く。)を適切に保存するために書庫を設置し、本院にあっては副総括文書管理者、地方測量部等にあっては文書管理者がこれを管理する。

　

　（書庫の利用)

第３６条　文書管理者は、毎年６月３０日までに、前年度中に完結した文書であって第３２条第１項の第１類から第３類までに属するもの（電磁的記録及びマイクロフィルムを除く。）を書庫に移転するものとする。ただし、当該行政文書を移転することによって著しく事務に支障が生ずるおそれがあると認められる場合は、移転を延期することができる。

２　書庫内の行政文書は、当該行政文書の主務課等の文書管理者が管理するものとする。

３　書庫に移転した行政文書は、主務課等別、保存類別及び年度別又は件別に分け、整理保存するものとする。

　

　（保存文書の廃棄)

第３７条　保存期間が満了した行政文書は、当該行政文書の文書管理者が廃棄するものとする。

２　文書管理者は、行政文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由がある場合は、院長の承認を得て廃棄することができるものとする。この場合において、廃棄する行政文書の名称、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成することとする。

３　文書管理者は、行政文書を廃棄又は次条に定める移管を行った場合は、当該行政文書ファイル管理簿に係る事項は、その処理が終わった日の翌日から起算して５年経過した後、その記録を削除するものとする。

４　不開示情報が含まれている行政文書については、当該不開示情報が漏えいしないように廃棄するものとする。

　

　（国立公文書館等への移管の協議)

第３８条　前条第１項の規定にかかわらず、文書管理者は、保存期間が満了した行政文書について、国立公文書館法（平成１１年法律第７９号）第３条に規定する独立行政法人国立公文書館又は行政機関の保有する情報の公開に関する法律施行令（平成１２年政令第４１号）第２条第１項に規定する機関（以下「国立公文書館等」という。）で保存することが適当であると認めるときは、総括文書管理者に届け出るものとする。

２　前項の届出があったときは、総括文書管理者は、当該行政文書の国立公文書館等への移管について、大臣官房総務課に協議するものとする。

　

　　　第６章　貸出し

　（貸出し)

第３９条　関係者以外の国土地理院の職員は、貸出しを受けようとする行政文書を管理している文書管理者の許可を受けて、行政文書の貸出しを受けることができる。ただし、秘密の保全を要すると認められ、かつ、不開示情報に該当する可能性があると認められる部分を含む行政文書（以下「秘密文書」という。）については、秘密文書の指定をした者の許可を受けるものとする。

２　行政文書の貸出しを受けようとする者は、別記様式第１４による借用申請書を当該文書管理者に提出しなければならない。

３　行政文書の貸出し期間は、１０日以内とする。ただし、当該文書管理者が特に承認したときは、この限りではない。

４　行政文書の貸出しを受けた者は、当該行政文書を国土地理院外に持ち出してはならない。ただし、公務上必要があると認めて当該文書管理者が許可したときは、この限りではない。

　

　　　第７章　秘密文書の特例

　（秘密の保全）

第４０条　秘密文書は、他の行政文書と区別して取り扱い、当該行政文書の処理に直接関係のある者以外の者には、その内容を漏えいしてはならない。

　

　（秘密文書の区分)

第４１条　秘密文書は、その内容の秘密保全の必要度に応じて、次の２種に区分するものとする。

　一　極秘　秘密保全の必要性が高く、その内容の漏えいが国の安全又は利益に損害を与えるおそれのあるもの

　二　秘　　極秘に次ぐ程度の秘密であって、関係者以外には知らせてならないもの

　

　（秘密区分の指定等)

第４２条　秘密文書の指定及び指定の廃止は、前条の区分に従い、極秘については院長が、秘については、本院においては主務部等の長が、地方測量部等にあっては地方測量部等の長が行うものとする。

２　秘密区分の指定は、秘密文書である期間を明らかにして行うものとする。

　

　（秘密区分の表示等)

第４３条　秘密文書には、当該文書が起案文書である場合は、秘密区分及び期間を起案用紙の該当欄に表示し、起案文書以外の行政文書である場合は、当該行政文書の秘密区分に応じ、右上部に表示し、当該行政文書の秘密取扱期間を表示するものとする。

　

　（秘密文書の複製等)

第４４条　極秘に属する秘密文書は、複製してはならない。

２　秘に属する行政文書は、本院にあっては主務部等の長、地方測量部等にあっては地方測量部等の長の承認を受けて複製することができる。

３　前項の規定により複製された行政文書についても、秘密文書として取り扱うものとする。

　

　（秘密文書の保管等)

第４５条　文書管理者は、秘密文書の送付先の一覧表を作成し、常に秘密文書の所在を明らかにしておくものとする。

２　秘密文書の保管は、当該行政文書の処理に直接関係のある者以外の者に漏えいしないよう厳重に行わなければならない。

　

　（秘密文書の決裁)

第４６条　秘密文書で決裁を要するものは、主務課等の長又はその指定する者が携行して決裁を受けるものとする。

　

　（秘密文書の発送の方法)

第４７条　秘密文書は、次に掲げる方法により、発送しなければならない。

　一　極秘に属する文書　　第２４条第１項の規定にかかわらず、主務課等の長（主務課等の文書管理担当者）又はその指定する者が封筒に入れて携行すること。

　二　秘に属する文書　　　その内容の軽重により、親展扱いの書留郵便等又は普通郵便若しくは普通郵便に準ずる信書便とすること。

　

　（他省庁の秘密文書の取扱い)

第４８条　他省庁から送付された秘密文書の秘密区分について取扱い上疑義が生じた場合は、本院にあっては主務部等の長、地方測量部等にあっては地方測量部等の長は、速やかに当該秘密区分を指定した者と協議して同一の秘密区分を用いるよう努めるものとする。

　

第４９条　削除

　

　　　第８章　雑則

　（文書管理規則の閲覧)

第５０条　この規則は、行政文書の開示請求窓口に据え置き、一般の閲覧に供するものとする。

　

　（例外規定)

第５１条　前条までに規定するもののほか、測量法の規定による登録、承認等に関する行政文書、会計に関する行政文書、人事の発令に関する行政文書、その他の行政文書で前条までの規定を適用することが困難又は不適当なものについては、本院にあっては主務課等の長が、地方測量部等にあっては地方測量部等の長が総務課長と協議して特例を定めることができる。

　

　（文書管理に関する細目)

第５２条　この規則に定めるもののほか、総務課長は、国土地理院における行政文書の管理の細目に関し必要な事項を定めることができる。

　

　（法令の規定による特例)

第５３条　法律及びこれに基づく命令の規定により、行政文書の分類、作成、保存、廃棄その他の行政文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによる。

　

　（送付等の読み替え)

第５４条　この規則中、電子的方式による場合、「配布」、「返付」、「回付」、「送付」とあるのは、それぞれ「配信」、「返信」、「転送」、「送信」と読み替えるものとする。

　

　　　附　　則

１　この規則は、平成１３年１月６日から施行する。ただし、第７条第１項第１号、第２９条第４項、第３０条第８項及び第９項、第５０条の規定は、平成１３年４月１日から施行する。

２　国土地理院文書管理規程（昭和４８年国地達第３１号）及び国土地理院地方測量部等文書管理規程（昭和４８年国地達第３２号）は、廃止する。

３　この規則の施行の際、現に存する文書処理台帳、受付印等は、当分の間使用することができる。

　

　　　附　　則

　この達は、平成１３年４月１日から施行する。

　

　　　附　　則

　この達は、平成１４年４月１日から施行する。

　

　　　附　　則

　この達は、平成１５年４月１日から施行する。

　

　　　附　　則

　この達は、平成１６年４月１日から施行する。ただし、第３条、第９条及び第２５条の改正規定は平成１６年３月２９日から施行する。

　

　　　附　　則

　この達は、平成１７年４月１日から施行する。

　

　　　附　　則

　この達は、平成１８年４月１日から施行する。

　

　　　附　　則

　この達は、平成１９年４月１日から施行する。

　

　　　附　　則

　この達は、平成２０年６月１日から施行する。

　

　　　附　　則

　この達は、平成２０年１２月１日から施行する。

　

　　　附　　則

　この達は、平成２１年４月１日から施行する。

　

　　　附　　則

　この達は、平成２２年４月１日から施行する。

　　別表第１（第１０条・第１６条関係）

　　

　　

　別表第２（第３２条関係）　　　　　　

　

第１類文書（３０年）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

１　法律又は政令の制定、改正又は廃止その他の案件を閣議にかけるための決裁文書

２　特別の法律により設置され、かつ、その設立に関し行政官庁の認可を要する法人（以下「認可法人」という。）の新設又は廃止に係る意思決定を行うための決裁文書

３　省令の制定、改正又は廃止のための決裁文書

４　行政手続法（平成５年法律第８８号）第２条第３号に規定する許認可等（以下「許認可等」という。）をするための決裁文書であって、当該許認可等の効果が３０年間存続するもの

５　国土地理院が関係する訴訟の判決書

６　国有財産法（昭和２３年法律第７３号）第３２条に規定する台帳

７　決裁文書の管理を行うための帳簿

８　行政機関の保有する情報の公開に関する法律施行令（平成１２年政令第４１号）第１６条第１項第１０号の帳簿

９　公印の制定、改正又は廃止を行うための決裁文書

10　歴史的資料となるべきもの

11　１から10までに掲げるもののほか、国土地理院長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

　

第２類文書（１０年）　　　　　　　　　　　　　

１　行政手続法第５条第１項の審査基準、同法第１２条第１項の処分基準その他の法令の解釈又は運用の基準を決定するための決裁文書

２　許認可等をするための決裁文書であって、当該許認可等の効果が１０年間存続するもの（第１類４に掲げるものを除く。）

３　告示、訓令又は通達等の制定、改正又は廃止のための決裁文書

４　１から３までに掲げるもののほか、所管行政上の重要な事項に係る意思決定を行うための決裁文書

５　国会関係資料で重要なもの

６　調査又は研究等の成果

７　国有財産又は物品の管理に関するもので重要なもの

８　１から７までに掲げるもののほか、国土地理院長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

　

第３類文書（５年）

１　法律又はこれに基づく命令により作成すべきものとされる事務及び事業の基本計画書若しくは年度計画書又はこれらに基づく実績報告書

２　許可法人又は特例民法法人の業務の実績報告書

３　許認可等をするための決裁文書であって、当該許認可等の効果が５年間存続するもの（第１類４又は第２類２に掲げるものを除く。）

４　行政手続法第２条第４号の不利益処分（その性質上、それによって課される義務の内容が軽微なものを除く。）をするための決裁文書

５　通知の制定、改正又は廃止のための決裁文書

６　１から５までに掲げるもののほか、所管行政に係る意思決定を行うための決裁文書

７　予算決算及び会計令（昭和２２年勅令第１６５号）第２２条に規定する書類又はその写し

８　報告、届出又は復命に関する文書で重要なもの

９　職員の出張命令に関するもの

10　国有財産又は物品の管理に関するもの（第２類７に掲げるもの及び軽易なものを除く。）

11　１から10までに掲げるもののほか、国土地理院長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

　　　　　　　　　　　　　

第４類文書（３年）

１　許認可等をするための決裁文書であって、当該許認可等の効果が３年間存続するもの（第１類４、第２類２又は第３類３に掲げるものを除く。）

２　所管行政上の定型的な事務に係る意思決定を行うための決裁文書

３　調査又は研究の結果が記録されたもの

４　国土地理院の行事に関するもの

５　測量標又は測量成果の使用並びに測量成果の複製承認に関する決裁文書

６　報告、届出又は復命に関するもの

７　１から６までに掲げるもののほか、国土地理院長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

　

第５類文書（１年）

１　許認可等をするための決裁文書（第１類４、第２類２、第３類３及び第４類１に掲げるものを除く。）

２　所管行政上の軽易な事務に係る意思決定を行うための決裁文書

３　請願に関する文書

４　測量成果又は測量記録の謄本若しくは抄本の交付に関するもの

５　測量士、測量士補の試験問題の作成及び解答に関するもの

６　１から５までに掲げるもののほか、国土地理院長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

　

第６類文書（事務処理上必要な１年未満の期間）

　第１類から第５類までに掲げるもの以外の行政文書