地方整備局文書管理規則
地方整備局文書管理規則
○国土交通省訓令第７８号
地方整備局文書管理規則を次のように定める。
平成１３年１月６日
国土交通大臣 扇 千景
地方整備局文書管理規則
改正 平成１３年 ３月３０日訓令第１４３号
平成１４年 ４月 １日訓令第 １７号
平成１４年 ９月２５日訓令第 ６２号
平成１５年 ３月３１日訓令第 ２８号
平成１６年 ３月３０日訓令第 ２６号
平成１７年 ３月３１日訓令第 ２０号
平成１８年 ３月３０日訓令第 ２１号
平成１９年 ３月２８日訓令第 ６号
平成２０年 ３月３１日訓令第 １０号
平成２０年１１月２７日訓令第 ８８号
平成２１年 ３月３１日訓令第 ５号
第１章 総則
（目的）
第１条 この訓令は、別に定めるもののほか、地方整備局における行政文書の管理につい て必要な事項を定めることにより、事務処理の適正化及び能率の向上並びに行政機関の 保有する情報の公開に関する法律（平成１１年法律第４２号）の適正かつ円滑な運用を 図ることを目的とする。
（用語の定義）
第２条 この訓令における用語の意味は、次のとおりとする。
一 行政文書 地方整備局の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式（以下「電子的方式」という。）で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、当該地方整備局の職員が組織的に用いるものとして当該地方整備局が保有しているものをいう。ただし、官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
二 電子行政文書 行政文書のうち電磁的記録（電子計算機による情報処理の用に供さ れるものに限る。）をいう。
三 行政文書ファイル 能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接に関連を有する行政文書（保存期間が１年以上のものであって、保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）の集合物をいう。ただし、単独で管理することが適当と認められる行政文書については当該行政文書を行政文書ファイルとみなす。
四 電子行政文書ファイル 行政文書ファイルのうち電子的方式により作成されたものをいう。
五 起案文書 地方整備局の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を地方整備局の意思として決定し、又は確認するために起案した行政文書（供覧文書及び起案用紙に付された参考資料を含む。）をいう。
六 親展文書 親展、直披その他内容を名あて人以外の者に秘する旨の表示をしてある封書及び電報をいう。
六の二 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
イ 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
ロ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるもので あること。
七 本局 国土交通省組織令（平成１２年政令第２５５号）に規定する地方整備局の内部部局をいう。
八 部 国土交通省組織令に規定する本局の部をいう。
九 課 地方整備局組織規則（平成１３年国土交通省令第２１号。以下「組織規則」という。）に規定する本局の課及び室並びにこれらに準ずるものとして地方整備局長（以下「局長」という。）の指定するものをいう。
十 事務所等 組織規則第１４０条に規定する事務所及び管理所をいう。
十一 出張所 組織規則第１５０条に規定する出張所をいう。
十二 主務部 行政文書に記載された事案について最も深い関係を有する部をいう。
十三 主務課 行政文書に記載された事案について最も深い関係を有する課をいう。
（事務処理の原則）
第３条 地方整備局の意思決定に当たっては、文書（図画及び電磁的記録を含む。以下この条において同じ。）を作成して行うこと並びに地方整備局の事務及び事業の実績について文書を作成することを原則とする。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。
一 地方整備局の意思決定と同時に文書を作成することが困難な場合
二 処理に係る事案が軽微なものである場合
２ 前項第１号に該当し、文書を作成せずに事務の処理をした場合にあっては、事後に、速やかに文書を作成しなければならない。
（行政文書の管理体制）
第４条 本局に総括文書管理者及び副総括文書管理者を置き、課並びに事務所等の課（課が置かれていない事務所等にあっては、当該事務所等）及び出張所（以下「課等」という。）に文書管理者及び文書管理担当者を置く。
２ 総括文書管理者は、総務部長をもって充てる。
３ 副総括文書管理者は、総括文書管理者の指定する者をもって充てる。
４ 文書管理者は、課等の長（第２条第９号の規定により局長が指定するものについては 、局長の指定する者）をもって充てる。
５ 文書管理者は、各課等の職員のうちから、文書管理担当者を命じ、その氏名又は役職を総括文書管理者に報告しなければならない。これを変更したときも同様とする。
（総括文書管理者等の職務）
第５条 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。ただし、必要に応じて、その事務を副総括文書管理者に委任できるものとする。
一 行政文書の管理規則類の整備
二 行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿の整備及び管理
三 行政文書の管理に関する事務の指導及び監督並びに研修等の実施
四 前３号に掲げるもののほか、行政文書の管理に関する事務の総括
２ 副総括文書管理者は、総括文書管理者の命を受け、総括文書管理者を補佐するものとする。
３ 文書管理者は、各課等の保有する行政文書の管理について、次に掲げる事務を行うも のとする。
一 行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿のうち課等の保有する行政文書に 係る部分の作成
二 保存期間の延長又は廃棄の各措置の実施
三 前２号に掲げるもののほか、課等の保有する行政文書の管理に関する事務
４ 文書管理担当者は、文書管理者の命を受け、文書管理者を補佐するものとする。
（電子的方式による管理の原則）
第６条 地方整備局の保有する行政文書については、電子的方式により管理を行うことを 原則とする。
第２章 本局
第１節 備付簿冊
（備付簿冊等）
第７条 総務課には、次の簿冊を備えるものとする。
一 行政文書ファイル管理簿（様式１）
二 訓令・通知簿（様式２）
三 告示簿（様式３）
四 公告簿（様式４）
五 書留簿（様式５）
２ 課には、次の簿冊を備えるものとする。
一 受付・受領簿（様式６）
二 起案簿（様式７）
第２節 受付け及び配布
（受付け及び配布の方法）
第８条 行政文書の受付けは、総務課において行うものとする。ただし、次に掲げる場合は、直接主務課において受け付けることができるものとする。
一 使送、電報、ファクシミリ又は電子メール（省庁間電子文書交換システム、国土交通省オンライン申請システムその他大臣官房総務課長が指定するシステム（以下「省庁間電子文書交換システム等」という。）を用いてデータ通信がなされるものを含む。以下同じ。）により受け取るとき。
二 請願文書又は陳情文書をその請願又は陳情の名あて人又はその代理人が直接請願人又は陳情人から受け取るとき。
三 許認可の申請文書その他の行政文書に関する内容が主務課の所掌に直接に関連する行政文書を受け取るとき。
２ 電子メールにより発せられた行政文書は、地方整備局の電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に、地方整備局に到達したものとみなす。
３ 行政文書を受け付けた総務課の文書管理担当者は、受け付けた行政文書（第４項の規定により登録したものを除く。）が次に掲げるものであるときは、当該行政文書に受付印（様式８）を押し、主務課の文書管理担当者に配付するものとする。ただし、当該行政文書が電子行政文書である場合には、受付印の押印は不要とする。
一 局長、副局長（副局長が置かれていない地方整備局にあっては、次長。以下同じ。 ）若しくは部の長又は地方整備局（以下「局長等」という。）あてのものであるとき 。
二 公印の押印を受けたものであるとき。
４ 総務課の文書管理担当者は、第１項の規定により受け付けた行政文書のうち、書留郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律（平成１４年法律第９９号）第２条第６項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第９項に規定する特定信書便事業者（以下「一般信書便事業者等」という。）の提供する同条第２項に規定する信書便（以下「信書便」という。）の役務のうち、書留郵便に準ずるものとして一般信書便事業者等において当該信書便物（同法第２条第３項に規定する信書便物をいう。）の引受け及び配達の記録をした信書便（以下「書留郵便等」という。）、配達証明郵便若しくは一般信書便事業者等の提供する信書便の役務のうち、配達証明郵便に準ずるものとして一般信書便事業者等において当該信書便物（同法第２条第３項に規定する信書便物をいう。）を配達し、若しくは交付した事実を証明した信書便（以下「配達証明郵便等」という。）又は特殊な物件が添付されているものについては、書留簿に当該行政文書の受付年月日、書留番号等所要の事項を登録の上、主務課の文書管理担当者に配付するものとする。
（親展文書の処理）
第９条 総務課の文書管理担当者は、前条第１項の規定により受け付けた行政文書が親展 文書であるときは、封皮に受付印を押し、主務課の文書管理担当者に配布するものとす る。配布を受けた文書管理担当者は、名あて人に配布しなければならない。
２ 前項の場合において、局長、副局長又は部の長あての親展文書の主務課は、総務課と
する。
（所管外文書）
第１０条 文書管理担当者は、第８条第３項又は第４項の規定により配布された行政文書 の中にその課の所管に属しないものがあるときは、直ちに、総務課又は主務課に返付し 、又は回付する等適切な措置をとらなければならない。
（受付け及び受領）
第１１条 主務課の文書管理担当者は、第８条第１項の規定により受け付け、又は同条第 ３項の規定により配布を受けた行政文書（電子行政文書を除く。）が同条第３項各号に 掲げるものである場合は、当該行政文書に受付・受領印（様式９）を押し、受付・受領 簿に当該行政文書の件名、受付年月日、受付・受領番号等所要の事項を登録するものと する。
２ 前項の行政文書が電子行政文書である場合は、当該行政文書の件名、受付年月日、受付・受領番号等所要の事項をシステム上登録するものとする。
（受付・受領番号）
第１２条 前条の受付・受領番号は、次の各号に掲げる表示を当該各号順に並べたものとする。
一 別表第１による主務課の記号
二 番号
２ 前項第２号の番号は、前条第１項の受付け又は受領の順序による通し番号とし、年度ごとに更新するものとする。
第３節 作成及び決裁
（行政文書作成の原則）
第１３条 行政文書の作成に当たっては、分かりやすい用字用語により的確かつ簡潔に記載するものとする。
２ 行政文書の作成に当たっては、作成担当課及び係、作成時期、保存期間並びに保存期間満了時期を明示しなければならない。
（起案）
第１４条 回答、許可その他の処分、供覧等の措置を必要とする行政文書を受領したとき又は通知等の発議が必要と認められるときは、当該事案の担当者は、速やかに起案の措置をとらなければならない。
（起案の方法）
第１５条 起案は、原則として一つの事案ごとに行うものとする。
２ 起案をする場合には、次の各号によるものとする（電子的方式による場合を除く。）。
一 起案用紙（様式１０）を用い、その該当欄にそれぞれ必要事項を記載し、当該事案についての決裁を行うべき者（以下「決裁者」という。）及び承認を行うべき者（以下「承認者」という。）の職名を表示すること。
二 必要に応じ、事案の概要、起案理由、経緯等を付記し、かつ、参考資料を添付すること。
三 起案文書一式は、原則として、一括して綴じること。
３ 電子的方式により起案をする場合は、次の各号によるものとする。
一 電子的方式により作成された前項第一号に規定する様式１０を用い、その該当欄にそれぞれ必要事項（当該事案についての決裁者及び承認者の職名（合議をする部等における承認者の職名を含む。）を含む。）を入力し、記録すること。
二 必要に応じ、事案の概要、起案理由、経緯等を入力し、かつ、参考資料を添付すること。
４ 起案者は、起案に際し、起案簿に起案件名、起案年月日、起案番号等所要の事項を登録するものとする。
（起案番号）
第１６条 前条第４項の起案番号は、次の各号に掲げる表示を当該各号順に並べたものとする。
一 国
二 別表第１による地方整備局の記号
三 別表第１による主務課の記号
四 番号
２ 前項第４号の番号は、起案の順序による通し番号とし、年度ごとに更新するものとする。
（決裁又は承認の方法）
第１７条 決裁又は承認は、起案文書の所定の箇所に押印又は朱書きによるサインにより行うものとする（電子的方式による場合を除く。）。
２ 電子的方式による決裁又は承認は、起案文書の所定の箇所に決裁又は承認したことを入力し、記録することにより行うものとする。
３ 起案文書の承認の順序は、当該起案文書に表示した合議先の順序とする。
（合議文書）
第１８条 起案文書で他の部又は課に合議する場合は、次に定めるところによるものとする。
一 部内の他の課に合議する場合は、主務課の長の決裁又は承認を終えたのち行うものとする。
二 他の部に合議する場合は、主務部の長の決裁又は承認を終えたのち行うものとする。
２ ２以上の部等に合議するときは、起案文書中、合議部等の欄に記載又は記録された順序に従って合議するものとする。
３ 至急に処理する必要がある事案については、決裁又は承認を求める必要がある部又は課ごとに同文の文書を起案し、並行して決裁又は承認を求めることができるものとする。
４ 第１項及び第２項の規定は、２以上の部にまたがる文書の供覧手続について準用する。
ただし、電子的方式により行う場合は、起案者が主務部等及び合議をする部等の供覧を要する者に一斉に起案文書を送信するものとする。
（局長等の決裁を要する起案文書の取扱い）
第１９条 局長等の名で施行する行政文書に係る起案文書で局長、副局長又は部の長の決裁を要するもの（以下「要審査文書」という。）は、総務部長の決裁を要するものにあっては当該決裁を受ける直前に、その他のものにあっては主務部及び合議を受ける部の長の決裁を終えた後に、総務課の審査を受けなければならない。
２ 主務課が総務課である要審査文書は、前項の規定にかかわらず、総務課長の決裁を受 ける前に同項の審査を受けなければならない。
３ 総務課が合議を受ける要審査文書は、第１項の規定にかかわらず、総務課長の決裁を 受ける前に同項の審査を受けなければならない。
４ 局長の名で施行する行政文書に係る起案文書で局長又は副局長の決裁を要するものは、総務部長の承認を受けなければならない。
（起案文書の修正）
第２０条 起案文書の修正は、朱書きで行うものとし、修正した部分に押印するものとする（電子的方式による場合を除く。）。
２ 電子的方式による起案文書の修正は、起案文書の所定の箇所に修正すべき内容を入力し、記録することにより行うものとする。
３ 内容の変更を伴う修正については、起案者に連絡をしてこれを行う。この場合において、起案者は、その修正の内容がそのときまでに承認を行った者に関係のあるものであるときは、その者に連絡するものとする。
（代決等）
第２１条 決裁者が出張、休暇その他の理由により決裁を行うことができない場合におい て、至急に処理しなければならない事案があるときは、局長が定めるところにより、指 定された者が「代」の表示をした上で決裁をすることができる。この場合において、指定された者は、事後に、当該決裁者に報告するものとする。
２ 承認者が出張、休暇その他の理由により承認を行うことができない場合において、至 急に処理しなければならない事案があるときは、前項の規定を準用する。
（専決）
第２２条 地方整備局長の職権に係る決裁文書の専決については、局長が定めるところに よる。この場合において、専決者は、局長が押印又はサインすべき箇所に「専決」と表 示するものとする。
（廃案）
第２３条 起案文書について、決裁者が反対の決定をした場合又は決裁手続中において起案した課の長が撤回の決定をした場合には、当該起案文書は廃案となるものとする。
２ 廃案となった起案文書は、その左側上部に「廃案」の表示を朱書きして整理するものとする（電子的方式による場合を除く。）。
３ 電子的方式により起案をした場合において廃案となった起案文書は、起案文書の所定の箇所に廃案となったことを入力し、記録することにより整理するものとする。
（持ち回り）
第２４条 起案文書で至急に処理する必要があるもの又は詳細な説明をする必要のあるものは、主務課の長又はその指名する者が携行して決裁を受け、又は供覧を行うものとする。
第４節 施行
（発送の方法）
第２５条 行政文書の発送は、次の各号に掲げる方法により、当該各号に掲げる課において行うものとする。
一 郵便若しくは信書便 総務課
二 使送（交付を含む。） 主務課
三 電報 主務課
四 ファクシミリ 主務課
五 電子メール 主務課
２ 電報及びファクシミリによる発送は、軽易な行政文書又は緊急に処理を要する行政文書に限るものとする。
３ 電子メールにより発した行政文書は、相手方の電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に、地方整備局から発せられたものとみなし、当該記録がされた後通常その出力に要する時間が経過した時に相手方に到達したものとみなす。
（発送の手続）
第２６条 主務課の文書管理担当者は、決裁を終えた後、速やかに、浄書し、照合し、並びに公印及び契印の押印を受け、前条に定める方法により、発送しなければならない。ただし、次に掲げる場合は、契印の押印を受けることを要しない。
一 国土交通省公印規則（平成１３年国土交通省訓令第５６号）の規定に基づき公印の押印に代えて公印の印影を印刷した文書を発送する場合。
二 電子的方式により決裁を終えた文書を書面により発送する場合。
２ 電子行政文書を電子メールにより発送するときは、前項の規定による公印及び契印の押印に代えて、電子署名を行うものとする。
３ 第１項の規定により、行政文書を発送したときは、主務課の文書管理担当者又は起案者は、発送年月日を起案簿に登録することとする。
４ 第１項及び第２項の規定にかかわらず、省内に行政文書を発送するときは、公印及び契印の押印又は電子署名を省略することができる。
（官報原稿等の送付）
第２７条 主務課の文書管理担当者は、告示その他の官報に掲載する必要のある事案について決裁が終わったときは、浄書し、及び照合して官報原稿を作成し、当該原稿に決裁文書を添えて、これを総務課に送付するものとする。
２ 前項の場合において、官報に掲載すべき事項が長文であること、掲載すべき時期が制限されていること等特別な事情があるときは、あらかじめ、予備原稿を送付するものとする。
３ 官報原稿等が第１項の規定により総務課に送付されたときは、総務課は、官報原稿が整っているかどうかを審査したのち、当該官報原稿等を大臣官房総務課に送付するものとする。
４ 前項の規定により官報原稿等が送付されたときは、大臣官房総務課は、官報原稿が整っていることを確認したのち、当該官報原稿を独立行政法人国立印刷局に送付するものとする。
５ 送付した官報原稿に係る事案が官報に掲載されたときは、大臣官房総務課において、当該事案に係る決裁文書に官報掲載年月日及び番号を記入し、これを総務課に送付するものとする。
６ 前項の規定により決裁文書が送付されたときは、総務課は、これを主務課の文書管理担当者に送付するものとする。
第５節 整理及び保存
（整理及び保存の原則）
第２８条 行政文書は、散逸、消失、汚損、改ざん等のないよう整然と整理し、常にその所在並びに処理の経過及びその状況を明らかにしておくとともに、組織としての管理が適切に行い得る専用の場所で保存するものとする。
２ 行政文書を保存するときは、保存の必要に応じ、当該行政文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別の行政文書を作成して保存することができる。
（行政文書分類基準表）
第２９条 文書管理者は、課が保有する行政文書について、事務及び事業の内容等に応じた分類基準を定め、課の行政文書分類基準表を作成するものとする。
２ 文書管理者は、課の行政文書分類基準表を年に１回以上見直し、必要があると認めるときは、改定を行うものとする。
３ 総括文書管理者は、課の行政文書分類基準表を取りまとめ、行政文書分類基準表を整 備するとともに、これを管理し、本省の総括文書管理者に報告するものとする。
（行政文書ファイル）
第３０条 主務課において、行政文書（保存期間が１年以上のものに限る。）を取得し、又は作成したときは、直ちに行政文書ファイルとしてまとめるものとする。
２ 行政文書ファイルをまとめるに当たっては、原則として、一つの行政文書ファイルに属する行政文書の数が過度に多くならないようにするものとする。
３ 行政文書ファイル（電子行政文書ファイルを除く。）の背表紙には、当該ファイルに係る名称及び保存期間満了時期等を記載した文書整理ラベルシールをはりつけるよう努めるものとする。
４ 行政文書ファイルは、必要に応じて、行政文書ファイル管理簿を調整の上、分割し、 又は統合することができる。
（行政文書ファイル管理簿）
第３１条 地方整備局の保有する行政文書の管理を的確に行うため、文書管理者は、課の保有する行政文書ファイルごとに、次に掲げる事項（以下「書誌的情報」という。）を記載した行政文書ファイル管理簿を作成するものとする。
一 文書分類
二 行政文書ファイル名
三 作成者
四 作成又は取得時期、保存期間及び保存期間満了時期
五 媒体の種別
六 保存場所
七 管理担当課・係
八 保存期間満了時の措置結果
九 備考
２ 行政文書ファイルの作成又は取得の時期は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書のうち第３４条の規定により定められた起算の日が最も古いものの時期とする。
３ 行政文書ファイルの保存期間満了時期は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書のうち保存期間の満了する日が最も遅いものの時期とする。
４ 行政文書ファイルの保存期間は、第２項で定める時期から前項で定める時期までの期間とする。
５ 書誌的情報が不開示情報に該当するおそれがある場合は、当該不開示情報が明示されないようにしなければならない。
６ 文書管理者は、課の保有する行政文書に係る行政文書ファイル管理簿を年に１回以上更新するものとする。
７ 総括文書管理者は、課の行政文書ファイル管理簿をとりまとめ、行政文書ファイル管理簿を整備するとともに、これを管理し、本省の総括文書管理者に報告するものとする。
８ 行政文書ファイル管理簿は、国土交通省情報システム上のデータベースとして整備するものとする。
９ 行政文書ファイル管理簿は、行政文書の開示請求窓口において、一般の閲覧に供するものとする。
（電子行政文書の整理及び保存）
第３２条 電子行政文書については、主務課ごとにホストコンピュータで管理されている磁気媒体又はサーバの共用部分等において、電子行政文書ファイルを作成して、保存するものとする。
２ 電子行政文書の整理及び保存に当たっては、記録媒体の経年劣化等による消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じるとともに、電子行政文書又は当該文書の書誌的情報の内容が必要に応じ、電子計算機等を用いて直ちに表示できるよう措置するものとする。
（保存期間）
第３３条 行政文書を作成し、又は取得したときは、次に掲げる行政文書の区分に従い、当該行政文書について保存期間の満了する日を設定するとともに、当該行政文書を当該保存期間の満了する日までの間保存することとする。
第１類 ３０年
第２類 １０年
第３類 ５年
第４類 ３年
第５類 １年
第６類 事務処理上必要な１年未満の期間
２ 前項の行政文書の分類は、別表第２に定めるところによる。
３ 一つの行政文書ファイルにまとめられた行政文書の保存期間については、第１項の規 定に関わらず、第３１条第４項に定める当該行政文書ファイルの保存期間とする。
（保存期間の起算）
第３４条 前条第１項第１類から第５類までに属する行政文書の保存期間は、作成又は取得の日の属する年度の翌年度の４月１日から起算する。ただし、これにより難い場合は、作成又は取得の日以後の適切な日とする。
２ 前条第１項第６類に属する行政文書の保存期間は、作成又は取得の日から起算する。ただし、これにより難い場合は、作成又は取得の日以後の適切な日とする。
（保存期間の延長）
第３５条 保存期間が満了した行政文書について、主務課の文書管理者は、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて、保存期間の延長をすることができる。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。
２ 次に掲げる行政文書については、保存期間の満了する日以後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間、保存期間を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する行政文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存することとする。
一 現に監査、検査等の対象となっている 当該監査、検査等が終了するまでの間
行政文書
二 現に係属している訴訟における手続上 当該訴訟が終結するまでの間
の行為をするために必要とされる行政
文書
三 現に係属している不服申立てにおける 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日
手続上の行為をするために必要とされ の翌日から起算して1年間
る行政文書
四 開示請求があった行政文書 開示決定又は不開示決定の日の翌日から起 算して１年間
（書庫の設置）
第３６条 長期の保存を必要とする行政文書（電磁的記録及びマイクロフィルムを除く。）を適切に保存するために書庫を設置し、総括文書管理者が指定する者がこれを管理するものとする。
（書庫の利用）
第３７条 主務課の文書管理者は、毎年４月３０日までに、前年度中に完結した行政文書であって第３３条第１項に掲げる第１類から第３類に属するもの（電磁的記録及びマイクロフィルムを除く。）を書庫に移転するものとする。ただし、当該行政文書を移転することによって著しく事務に支障が生ずるおそれがあると認められる場合は、移転を延期することができる。
２ 書庫内の行政文書は、当該行政文書の主務課の文書管理者が管理するものとする。
３ 書庫に移転した行政文書は、主務課別、保存類別及び年度別又は件別に分け、原則として、保存箱に収納して、整理保存するものとする。
４ 保存箱には、主務課名、行政文書名その他の必要な事項を記載するものとする。
５ 前４項の規定にかかわらず、主務課の文書管理者は、行政文書を行政文書ファイル単 位で書庫に移転し、管理し、又は保存することができる。
（保存文書の廃棄）
第３８条 保存期間が満了した行政文書については、主務課の文書管理者が廃棄するものとする。
２ 主務課の文書管理者は、行政文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由がある場合は、局長の承認を得て廃棄することができるものとする。この場合において、廃棄する行政文書の名称、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成することとする。
３ 主務課の文書管理者は、行政文書を廃棄した場合は、当該行政文書ファイル管理簿に係る事項は、その処理が終わった日の翌日から起算して５年経過した後、その記録を削除するものとする。
４ 不開示情報が含まれている行政文書については、当該不開示情報が漏えいしないようにするものとする。
（国立公文書館等への移管の協議）
第３９条 前条第１項の規定にかかわらず、主務課の文書管理者は、保存期間が満了した行政文書について、国立公文書館法（平成１１年法律第７９号）第３条に規定する独立行政法人国立公文書館若しくは行政機関の保有する情報の公開に関する法律施行令（平成１２年政令第４１号）第２条第１項に規定する機関（以下「国立公文書館等」という。）で保存することが適当であると認めるときは、総括文書管理者に届け出るものとする。
２ 前項の届出があったときは、総括文書管理者は、当該行政文書の国立公文書館等への移管について、大臣官房総務課に協議するものとする。
第６節 貸出し
（貸出し）
第４０条 関係者以外の地方整備局の職員は、貸出しを受けようとする行政文書を管理している文書管理者の許可を受けて、行政文書を貸出しを受けることができる。ただし、秘密の保全を要すると認められ、かつ、不開示情報に該当する可能性があると認められる部分を含む行政文書（以下「秘密文書」という。）については、秘密文書の指定をした者の許可を受けるものとする。
第７節 秘密文書の特例
（秘密の保全）
第４１条 秘密文書は、他の行政文書と区別して取り扱い、当該行政文書の処理に直接関係のある者以外の者には、その内容を漏えいしてはならない。
（秘密文書の区分）
第４２条 秘密文書は、その内容の秘密保全の必要度に応じて、次の２種に区分するものとする。
一 極秘 秘密保全の必要性が高く、その内容の漏えいが国の安全又は利益に損害を与 えるおそれのあるもの
二 秘 極秘に次ぐ程度の秘密であって、関係者以外には知らせてならないもの
（秘密区分の指定等）
第４３条 秘密文書の指定及び指定の廃止は、前条の区分に従い、極秘については局長が、秘については主務部の長が行うものとする。
２ 秘密区分の指定は、秘密文書である期間を明らかにして行うものとする。
（秘密区分の表示等）
第４４条 秘密文書には、当該文書が起案文書である場合は、秘密区分及び期間を起案用紙の該当欄に朱書きで表示し、起案文書以外の行政文書である場合は、当該行政文書の秘密区分に応じ、右上部に表示し、当該行政文書の秘密取扱期間を表示するものとする。
（秘密文書の複製等）
第４５条 極秘に属する秘密文書は、複製してはならない。
２ 秘に属する行政文書は、秘密文書の指定をした者の承認を受けて複製することができ る。
３ 前項の規定により複製された行政文書についても、秘密文書として取り扱うものとする。
（秘密文書の保管等）
第４６条 主務課の文書管理担当者は、秘密文書の送付先の一覧表を作成し、常に秘密文書の所在を明らかにしておくものとする。
２ 秘密文書の保管は、当該行政文書の処理に直接関係のある者以外の者に漏えいしないよう厳重に行わなければならない。
（秘密文書の決裁）
第４７条 秘密文書で決裁を要するものは、起案した課の長又はその指定する者が携行して決裁を受けるものとする。
（秘密文書の発送の方法）
第４８条 秘密文書は、次に掲げる方法により、発送しなければならない。
一 極秘に属する文書 第２５条第１項の規定にかかわらず、主務課の文書管理担当者又はその指定する者が封筒に入れて携行すること。
二 秘に属する文書 その内容の軽重により、親展扱いの書留郵便等又は普通郵便若しくは一般信書便事業者等の提供する信書便のうち普通郵便に準ずるものとすること。
（他官庁の秘密文書の取扱い）
第４９条 他官庁から送付された秘密文書の秘密区分について取扱い上疑義が生じた場合は、主務課の長は、速やかに当該秘密区分を指定した者と協議して同一の秘密区分を用いるよう努めるものとする。
第８節 雑則
（文書管理規則の閲覧）
第５０条 この規則は、行政文書の開示請求窓口に据え置き、一般の閲覧に供するものとする。
（例外規定）
第５１条 この訓令により難いものがある場合には、大臣官房総務課長の承認を得て局長が別に定めることができる。
（文書管理に関する細目）
第５２条 総務部長は、この訓令に定めるもののほか、本局における行政文書の管理の細目に関し必要な事項を定めることができる。
（法令の規定による特例）
第５３条 法律及びこれに基づく命令の規定により、行政文書の分類、作成、保存、廃棄その他の行政文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによる。
（送付等の読み替え）
第５３条の２ この規則中、電子的方式による場合、「配布」、「返付」、「回付」、「送付」とあるのは、それぞれ「配信」、「返信」、「転送」、「送信」と読み替えるものとする。
第３章 事務所等及び出張所
（準用規定）
第５４条 事務所等及び出張所における行政文書の取扱いについては、第２章第１節から第７節までの規定に準じて局長が定める。
附 則
（施行期日） 第１条 この訓令は、平成１３年１月６日から施行する。ただし、第７条第１項第１号、 第１１条第２項、第３０条第４項、第３１条第８項及び第９項及び第５０条の規定は平 成１３年４月１日から施行する。
（地方建設局文書管理規程の廃止）
第２条 地方建設局文書管理規程（昭和４５年建設省訓第２４号）は、廃止する。
附 則（平成１３年３月３０日訓令第１４３号）
この訓令は、平成１３年４月１日から施行する。
附 則（平成１４年４月１日訓令第１７号）
この訓令は、平成１４年４月１日から施行する。
附 則（平成１４年９月２５日訓令第６２号）
この訓令は、平成１４年１０月１日から施行する。
附 則（平成１５年３月３１日訓令第２８号）
この訓令は、平成１５年４月１日から施行する。
附 則（平成１６年３月３０日訓令第２６号）
この訓令は、平成１６年４月１日から施行する。ただし、第２条及び第３条の規定は、平成１６年７月１日から、第６条の規定は、平成１６年１０月１日から施行する。
附 則（平成１７年３月３１日訓令第２０号）
この訓令は、平成１７年４月１日から施行する。
附 則（平成１８年３月３０日訓令第２１号）
この訓令は、平成１８年４月１日から施行する。
附 則（平成１９年３月２８日訓令第６号）
この訓令は、平成１９年４月１日から施行する。
附 則（平成２０年３月３１日訓令第１０号）
この訓令は、平成２０年４月１日から施行する。
附 則（平成２０年１１月２７日訓令第８８号）
この訓令は、平成２０年１２月１日から施行する。
附 則（平成２１年３月３１日訓令第５号）
この訓令は、平成２１年４月１日から施行する。
