文書管理規則
北海道開発局文書管理規則
○国土交通省訓令第８０号
北海道開発局文書管理規則を次のように定める。
平成１３年１月６日
国土交通大臣 扇 千景
北海道開発局文書管理規則
改正 平成１３年３月３０日訓令第１４３号
平成１４年４月 １日訓令第 １７号
平成１５年３月３１日訓令第 ２８号
平成１９年３月２８日訓令第 ７号
平成２０年１１月２７日訓令第８８号
平成２１年３月３１日訓令第 ６号
目次
第１章 総則（第１条－第８条）
第２章 収受及び受付（第９条－第１３条）
第３章 作成及び決裁（第１４条－第２４条）
第４章 施行（第２５条－第２８条）
第５章 整理及び保存（第２９条－第４０条）
第６章 貸出し（第４１条）
第７章 秘密文書の特例（第４２条－第５０条）
第８章 雑則（第５１条－第５４条）
附則
第１章 総則
（目的）
第１条 この訓令は、国土交通省北海道開発局（以下「北海道開発局」という。）における行政文書の管理について必要な事項を定めることにより、事務処理の適正化と能率の向上及び行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成１１年法律第４２号）の適正かつ円滑な運用を図ることを目的とする。
（適用の範囲）
第２条 北海道開発局における文書の管理については、別に定めるところによる場合を除き、この訓令の定めるところによる。
（用語の定義）
第３条 この訓令における用語の意味は、次のとおりとする。
（１）行政文書 北海道開発局の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式（以下「電子的方式」という。）で作られる記録をいう。以下同じ。）であって、国土交通省の職員が組織的に用いるものとして北海道開発局が保有しているものをいう。ただし、官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
（２）電子行政文書 行政文書のうち電磁的記録（電子計算機による情報処理の用に供されるものに限る。）をいう。
（３）行政文書ファイル 能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接に関連を有する行政文書（保存期間が１年以上のものであって、保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）の集合物をいう。ただし、単独で管理することが適当と認められる行政文書については当該行政文書を行政文書ファイルとみなす。
（４）電子行政文書ファイル 行政文書ファイルのうち電子的方式により作成されたものをいう。
（５）起案文書 北海道開発局の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を北海道開発局の意思として決定し、又は確認するために起案した行政文書（供覧文書及び起案用紙に付された参考資料を含む。）をいう。
（６）親展文書 親展、直披その他内容を名あて人以外の者に秘する旨の表示をしてある封書及び電報をいう。
（６の２）電子署名 電子行政文書について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
イ 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
ロ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認すること ができるものであること。
（７）課等 北海道開発局組織規則（平成１３年国土交通省令第２２号。以下「組織規則」という。）第１条、）第９条、第３３条、第４５条、第６２条、第６８条及び第８０条に規定する組織をいう。
（８）主務部 行政文書に記載された事案について最も関係を有する部をいう。
（９）主務課等 行政文書に記載された事案について最も関係を有する課等をいう。
（事務処理の原則）
第４条 北海道開発局の意思決定に当たっては、文書（図画及び電磁的記録を含む。以下この条において同じ。）を作成して行うこと並びに北海道開発局の事務及び事業の実績について文書を作成することを原則とする。ただし、次の場合については、この限りでない。
（１）北海道開発局の意思決定と同時に文書を作成することが困難な場合
（２）処理に係る事案が軽易なものである場合
２ 前項第１号に該当し、文書を作成せずに事務の処理をした場合にあっては、事後に、速やかに文書を作成しなければならない。
（行政文書の管理体制）
第５条 北海道開発局開発監理部（以下「開発監理部」という。）に総括文書管理者及び副総括文書管理者各１人を置き、各課等に文書管理者及び文書管理担当者各１人を置く。
２ 総括文書管理者は、開発監理部長をもって充てる。
３ 副総括文書管理者は、開発監理部総務課長をもって充てる。
４ 文書管理者は、各課等の長をもって充てる。
５ 文書管理者は、各課等の職員のうちから、文書管理担当者を命じ、その氏名を総括文書管理者に報告しなければならない。これを変更したときも同様とする。
（総括文書管理者等の職務）
第６条 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。ただし、必要に応じて、その事務を副総括文書管理者に委任できるものとする。
（１）北海道開発局文書管理規則その他の行政文書の管理規則類の整備
（２）行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿の整備及び管理
（３）行政文書の管理に関する事務の指導及び監督並びに研修等の実施
（４）その他行政文書の管理に関する事務の総括
２ 副総括文書管理者は、総括文書管理者の命を受け、総括文書管理者を補佐するものとする。
３ 文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
（１）行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿のうち課等の保有する行政文書に係る部分の作成
（２）課等の保有する行政文書の保存期間の延長、国立公文書館法（平成１１年法律第７９号）第３条に規定する独立行政法人国立公文書館又は行政機関の保有する情報の公開に関する法律施行令（平成１２年政令第４１号）第２条第１項に規定する機関（以下「国立公文書館等」という。）への移管又は廃棄
（３）その他課等の保有する行政文書の管理
４ 文書管理担当者は、文書管理者の命を受け、文書管理者を補佐するも のとする。
（備付簿冊）
第７条 開発監理部総務課には、北海道開発局の行政文書ファイル管理簿（様式１）を備えるものとする。
２ 課等には、次の薄冊を備えるものとする。
（１）行政文書ファイル管理簿
（２）受付簿（様式２）
（３）起案簿（様式３）
（４）秘密文書起案簿（様式４）
（電子的方式による管理の原則）
第８条 北海道開発局の保有する行政文書については、電子的方式により管理を行うことを原則とする。
第２章 収受及び受付
（行政文書の収受）
第９条 行政文書の収受は、開発監理部総務課において行うものとする。ただし、次に掲げる場合は、直接主務課等において収受するものとする。
（１）ファクシミリ又は電子メール（省庁間電子文書交換システム、国土交通省オンライン申請システムその他国土交通省大臣官房総務課長が指定するシステム（以下「省庁間電子文書交換システム等」という。）を用いてデータ通信がなされるものを含む。以下同じ。）により収受する場合。
（２）請願文書又は要望文書をその請願又は要望の名あて人又はその代理人が直接請願人又は要望人から収受する場合
（３）許認可の申請文書その他の行政文書に関する内容が主務課等の所掌に直接に関連する行政文書を収受する場合
２ 電子メールにより発せられた行政文書は、電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に、収受したものとみなす。
（配布）
第１０条 開発監理部総務課は、前条第１項本文の規定により収受した行政文書を主務課等の文書管理担当者に直ちに配布するものとする。
（所管外文書）
第１１条 文書管理担当者は、前条の規定により配布された行政文書の中にその課等の所管に属しないものがある場合は、直ちに開発監理部総務課又は主務課等に返付し、又は回付する等適切な措置をとるものとする。
（親展の処理）
第１２条 文書管理担当者は、親展の封書を受領したときには、速やかにこれを名あて人に送付しなければならない。
（行政文書の受付）
第１３条 主務課等の文書管理担当者は、第９条第１項ただし書、第１０条又は第１１条の規定により行政文書を収受した場合は、当該行政文書に受付印を押し、受付簿に当該行政文書の件名、受付年月日、受付番号等所要の事項を登録するものとする。
２ 前項の行政文書が電子行政文書である場合は、当該行政文書の件名、受付年月日、受付番号等所要の事項をシステム上登録するものとする。
３ 前２項の行政文書のうち軽易な行政文書については、押印及び所要の事項の登録を省略することができるものとする。
４ 第１項及び第２項の受付番号は、主務課等ごとの受付の順序による通し番号とし、年度ごとに更新するものとする。
第３章 作成及び決裁
（行政文書作成の原則）
第１４条 行政文書の作成に当たっては、分かりやすい用字用語により的確かつ簡潔に記載するものとする。
（起案）
第１５条 回答、許可その他の処分、供覧等の措置を必要とする行政文書を受領したとき又は通達等の発議が必要と認められるときは、当該事案の担当者は、速やかに起案の措置をとらなければならない。
（起案の方法）
第１６条 起案は、原則として一つの事案ごとに行うものとする。
２ 起案をする場合には、次の各号によるものとする（電子的方式による場合を除く。）。
（１）起案用紙を用い、その該当欄にそれぞれ必要事項を記載し、当該事案についての決裁を行うべき者（以下「決裁者」という。）及び承認を行うべき者（以下「承認者」という。）の職名を表示すること。
（２）必要に応じ、事案の概要、経緯等を付記し、かつ、参考資料を添付すること。
（３）起案文書一式は、原則として、一括して綴じること。
３ 電子的方式により起案をする場合は、次の各号によるものとする。
（１）電子的方式により作成された前項第１号に規定する起案用紙を用い、その該当欄にそれぞれ必要事項（当該事案についての決裁者及び承認者の職名（合議をする部課等における承認者の職名を含む。）を含む。）を入力し、記録すること。
（２）必要に応じ、事案の概要、起案理由、経緯等を入力し、かつ、参考資料を添付すること。
４ 起案者は、起案に際し、起案簿に起案件名、起案年月日、起案番号等所要の事項を登録するものとする。
５ 前項の起案番号等は、別に定めるところによるものとし、年度ごとに更新するものとする。
（決裁又は承認の方法）
第１７条 決裁又は承認は、起案文書の所定の箇所に押印又は朱書きによるサインにより行うものとする（電子的方式による場合を除く。）。
２ 電子的方式による決裁又は承認は、起案文書の所定の箇所に決裁又は承認したことを入力し、記録することにより行うものとする。
（合議文書）
第１８条 他の課等に合議を必要とする起案文書で主務課等の長の決裁を終えたものについては、主務課等の文書管理担当者又は起案者は、合議をする課等の文書管理担当者又は承認者に送付しなければならない。
２ ２以上の課等又は部に合議する場合は、起案文書の合議部課等の欄に記載又は記録された順序に従って合議するものとし、この場合における起案文書の回付は、それぞれの課等の文書管理担当者が行うものとする。
３ 至急に処理する必要がある事案については、決裁を求める必要がある主務課等ごとに同文の文書を起案し、並行して決裁を求めることができるものとする。
４ 第１項及び第２項の規定は、２以上の課等にまたがる文書の供覧手続について準用する。ただし、電子的方式により行う場合は、起案者が主務課等及び合議をする課等の供覧を要する者に一斉に起案文書を送信するものとする。
（局長等の決裁を要する起案文書等の取扱い）
第１９条 局長又は北海道開発局の名で施行する文書に係る起案文書で局長、次長又は部長の決裁を要するものは、別に定めるところにより、開発監理部総務課に送付しなければならない。 ただし、第４２条に規定する秘密文書に関するものその他別に定めるものについては、総務課への送付を省略することができる。
２ 開発監理部総務課の審査を経たのち、局長、次長又は開発監理部長の決裁を必要とするものは、開発監理部次長、開発監理部長、次長、局長の順序により決裁を受けるものとする。
（起案文書の修正）
第２０条 起案文書の修正は、朱書きで行うものとし、修正した部分に押印するものとする（電子的方式による場合を除く。）。
２ 電子的方式による起案文書の修正は、起案文書の所定の箇所に修正すべき内容を入力し、記録することにより行うものとする。
３ 内容の変更を伴う修正については、起案者に連絡をしてこれを行う。この場合において、起案者は、その修正の内容がその時までの承認者に関係のあるものであるときは、その者に連絡するものとする。
（代決）
第２１条 決裁者が出張、休暇その他の理由により決裁を行うことができない場合において、至急に処理しなければならない事案があるときは、別に定める者が「代」の表示をした上で決裁をすることができる。この場合において、起案者は、事後に、当該決裁者に報告するものとする。
２ 承認者が、出張、休暇その他の理由により承認を行うことができない場合において、至急に処理しなければならない事案があるときは、承認者があらかじめ指定する者が「代」の表示をした上で承認をすることができる。
（専決）
第２２条 局長の職権に係る決裁事項の専決については、別に定めるところによるものとする。この場合において、専決者は、局長が押印又はサインすべき箇所に「専決」と表示するものとする。
（廃案）
第２３条 起案文書について、決裁者が反対の決定をした場合又は決裁手続中において起案課等の長が撤回の決定をした場合には、当該起案文書は廃案となるものとする。
２ 起案者は、起案文書が廃案になった場合、起案文書の左側上部に「廃案」の表示を朱書して整理し、その時までの承認者にその旨を通知するものとする（電子的方式による場合を除く。）。
３ 電子的方式により起案をした場合において廃案となった起案文書は、起案文書の所定の箇所に廃案となったことを入力し、記録することにより整理の上、その時までの承認者にその旨を通知するものとする。
（持ち回り）
第２４条 起案文書で至急に処理する必要があるもの又は詳細な説明をする必要のあるものは、主務課等の長又はその指名する者が携行して決裁を受け、又は供覧を行うものとする。
第４章 施行
（文書名義人）
第２５条 行政文書のうち別に定めるものについては、局長、次長又は部長を文書名義人として施行するものとする。
（発送の方法）
第２６条 行政文書の発送は、次の方法により行うものとし、それぞれ次の課等において行うものとする。
（１）郵便若しくは民間事業者による信書の送達
に関する法律（平成１４年法律第９９号）
第２条第６項に規定する一般信書便事業者
若しくは同条第９項に規定する特定信書便
事業者（以下「一般信書便事業者等」とい
う。）の提供する同条第２項に規定する信
書便（以下「信書便」という。） 開発監理部総務課
（２）開発建設部との使送 開発監理部総務課
（３）電報 主務課等
（４）ファクシミリ 主務課等
（５）電子メール 主務課等
２ 電報及びファクシミリによる発送は、軽易な行政文書に限るものとする。
３ 電子メールにより発した行政文書は、電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に、北海道開発局から発せられたものとみなす。
（発送の手続）
第２７条 起案者は、決裁を終えた後、速やかに、浄書し、照合し、並びに公印及び契印の押印を受け、前条に定める方法により、発送しなければならない。ただし、次に掲げる場合は、契印の押印を受けることを要しない。
（１）別に定めるところにより公印の押印に代えて公印の印影を印刷した文書を発送する場合。
（２）電子的方式により決裁を終えた文書を書面により発送する場合。
２ 電子行政文書を電子メールにより発送するときは、前項の規定による公印及び契印の押印に代えて、電子署名を行うものとする。
３ 第１項及び第２項の規定にかかわらず、省内に行政文書を発送するときは、公印及び契印の押印又は電子署名を省略することができる。
（官報原稿等の送付）
第２８条 起案者は、省令、告示その他の官報に掲載する必要のある事案（別に定めるものを除く。）について決裁が終わった場合は、浄書し、及び照合して官報原稿を作成し、当該原稿に決裁文書を添えてこれを開発監理部総務課に送付するものとする。
２ 前項の場合において、官報に掲載すべき事項が長文であること、掲載すべき時期が制限されていること等特別な事情があるときは、あらかじめ、予備原稿を送付するものとする。
３ 官報原稿が開発監理部総務課に送付されたときは、開発監理部総務課は、当該官報原稿を国土交通省大臣官房総務課に送付するものとする。
第５章 整理及び保存
（整理及び保存の原則）
第２９条 行政文書は、散逸、消失、汚損、改ざん等のないよう整然と整理し、常にその所在並びに処理の経過及びその状況を明らかにしておくとともに、組織としての管理が適切に行い得る専用の場所で保存するものとする。
２ 行政文書を保存する場合は、保存の必要に応じ、当該行政文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の媒体の行政文書を作成して保存することができる。
３ 前項の場合において、文書管理者は、原本と相違ない旨又は適正に収録された旨を認証するものとする。
（行政文書分類基準表）
第３０条 文書管理者は、課等が保有する行政文書について、事務及び事業の内容等に応じた分類基準を定め、課等の行政文書分類基準表を作成するものとする。
２ 文書管理者は、複数の課等に係る分類基準を定める場合、関係各課等と調整するものとする。
３ 文書管理者は、課等の行政文書分類基準表を年に１回以上見直し、必要があると認めるときは、改定を行うものとする。
（行政文書ファイル）
第３１条 主務課等において、行政文書を取得し、又は作成した場合は、速やかに行政文書ファイルとしてまとめるものとする。
２ 行政文書ファイルをまとめるに当たっては、原則として、一つの行政文書ファイルに属する行政文書の数が過度に多くならないようにするものとする。
３ 行政文書ファイルの作成又は取得時期は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書のうち第３５条の規定により定められた起算の日が最も古いものの時期とする。
４ 行政文書ファイルの保存期間満了時期は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書のうち保存期間の満了する日が最も遅いものの時期とす る。
５ 行政文書ファイルの保存期間は、第３項に定める時期から前項に定め る時期までの期間とする。
６ 行政文書ファイル（電子行政文書ファイルを除く。）の背表紙には、 当該ファイルに係る名称、保存期間満了時期等を記載するものとする。
７ 行政文書ファイルは、必要に応じて、分割及び統合することができる。この場合において、行政文書ファイル管理簿の記載事項に所要の修正を行うものとする。
（行政文書ファイル管理簿）
第３２条 北海道開発局の保有する行政文書の管理を的確に行うため、文書管理者は、課等の保有する行政文書ファイルごとに、次に掲げる事項（以下「書誌的情報」という。）を記載した行政文書ファイル管理簿を作成するものとする。
（１）文書分類
（２）行政文書ファイル名
（３）作成者（課等又は係）
（４）作成又は取得時期、保存期間及び保存期間満了時期
（５）媒体の種別
（６）保存場所
（７）管理担当課・係
（８）保存期間満了時の措置結果
（９）備考
２ 書誌的情報が不開示情報に該当するおそれがある場合は、当該不開示情報が明示されないようにしなければならない。
３ 行政文書ファイル管理簿は、北海道開発局におけるネットワーク上のデータベースとして整備するものとする。
４ 行政文書ファイル管理簿は、行政文書の開示請求窓口において、一般の閲覧に供するものとする。
（電子行政文書の整理及び保存）
第３３条 電子行政文書については、主務課等ごとに管理されている磁気媒体又はサーバの共用部分等において、電子行政文書ファイルを作成して、保存するものとする。
２ 電子行政文書の整理及び保存に当たっては、記録媒体の経年劣化等による消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じるとともに、電子行政文書又は当該文書の書誌的情報の内容が必要に応じ、電子計算機等を用いて直ちに表示できるよう措置するものとする。
（行政文書の保存期間）
第３４条 行政文書を作成し、又は取得した場合は、次に掲げる行政文書の区分に従い、当該行政文書について保存期間の満了する日を設定するとともに、当該行政文書を当該保存期間の満了する日までの間保存するものとする。
第１類 ３０年
第２類 １０年
第３類 ５年
第４類 ３年
第５類 １年
第６類 事務処理上必要な１年末満の期間
２ 前項の行政文書の区分は、別表に定めるところによる。
３ 一つの行政文書ファイルにまとめられた行政文書の保存期間については、第１項の規定にかかわらず、第３１条第５項で定める当該行政文書ファイルの保存期間とする。
（行政文書の保存期間の起算）
第３５条 前条第１項の第１類から第５類までに属する行政文書の保存期間は、作成又は取得した日の属する年度の翌年度の４月１日から起算する。ただし、これにより難い場合は、作成又は取得した日以後の適切な日とする。
２ 前条第１項の第６類に属する行政文書の保存期間は、作成又は取得した日から起算する。ただし、これにより難い場合は、作成又は取得した日以後の適切な日とする。
（行政文書の保存期間の延長）
第３６条 保存期間が満了した行政文書について、主務課等の文書管理者は、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて、保存期間の延長をすることができる。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。
２ 次に掲げる行政文書については、保存期間の満了する日以後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間、保存期間を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する行政文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存するものとする。
（１）現に監査、検査等の対象となっている当該監査、検査等が終了行政文書するまでの間
（２）現に係属している訴訟における手続上当該訴訟が終結するまでの行為をするために必要とされる行政の間文書
（３）現に係属している不服申立てにおける当該不服申立てに対する手続上の行為をするために必要とされ裁決又は決定の日の翌日る行政文書 から起算して１年間
（４）開示請求があった行政文書開示決定又は不開示決定の日の翌日から起算して１年間
（書庫の設置）
第３７条 長期の保存を必要とする行政文書（電磁的記録及びマイクロフィルムを除く。）を適切に保存するために書庫を設置し、開発監理部総務課長がこれを管理するものとする。
（書庫の利用）
第３８条 主務課等の文書管理者は、毎年４月３０日までに、前年度中に完結した行政文書ファイルであって第３４条第１項の第１類から第３類までに属するもの（電磁的記録及びマイクロフィルムを除く。）を書庫に移転するものとする。ただし、当該行政文書を移転することによって著しく事務に支障が生ずるおそれがあると認められる場合は、移転を延期することができる。
２ 書庫内の行政文書ファイルは、当該行政文書の主務課等の文書管理者 が管理するものとする。
３ 書庫に移転した行政文書ファイルは、主務課等別、保存類別及び年度別又は件別に分け収納し、整理保存するものとする。
（保存文書の廃棄）
第３９条 保存期間が満了した行政文書ファイルは、当該行政文書ファイルの主務課等の文書管理者が廃棄するものとする。
２ 主務課等の文書管理者は、行政文書ファイルを保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由がある場合は、局長の承認を得て廃棄することができるものとする。この場合において、当該文書管理者は、廃棄する行政文書ファイルの名称、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成するものとする。
３ 主務課等の文書管理者は、行政文書ファイルを廃棄した場合は、その処理が終わった日の翌日から起算して５年経過した後、当該行政文書ファイルに係る行政文書ファイル管理簿上の記録を削除するものとする。
４ 不開示情報が含まれている行政文書ファイルについては、当該不開示情報が漏えいしないようにするものとする。
（国立公文書館等への移管）
第４０条 前条第１項の規定にかかわらず、主務課等の文書管理者は、保存期間が満了した行政文書について、国立公文書館等で保存することが適当であると認めるときは、総括文書管理者と協議の上、国土交通大臣に上申することができる。
第６章 貸出し
（貸出し）
第４１条 関係者以外の国土交通省の職員は、貸出しを受けようとする行政文書を管理している文書管理者の許可を受けて、行政文書の貸出しを受けることができる。ただし、秘密の保全を要すると認められ、かつ、不開示情報に該当する可能性があると認められる部分を含む行政文書（以下「秘密文書」という。）については、当該秘密文書の指定をした者の許可を受けるものとする。
第７章 秘密文書の特例
（秘密の保全）
第４２条 秘密文書は、他の行政文書と区別して取り扱い、当該秘密文書の処理に直接関係のある者以外の者には、その内容を漏えいしてはならない。
（秘密文書の区分）
第４３条 秘密文書は、その内容の秘密保全の必要度に応じて、次の２種に区分するものとする。
（１）極秘 秘密保全の必要性が高く、その内容の漏えいが国の安全又は利益に損害を与えるおそれのあるもの
（２）秘 極秘に次ぐ程度の秘密であって、関係者以外には知らせてならないもの
（秘密区分の指定等）
第４４条 秘密文書の指定及び指定の廃止は、前条の区分に従い、極秘については、主務部の長が、秘については、主務課等の長が行うものとする。ただし、組織規則第１条第２項から第５項に規定する事務に関する極秘については、首席監察官が行うものとする。
２ 秘密区分の指定は、秘密文書である期間を明らかにして行うものとす
る。
（秘密区分の表示等）
第４５条 秘密文書には、当該文書が起案文書である場合は、秘密区分及び期間を起案用紙の該当欄に表示し、起案文書以外である場合は、当該文書の秘密区分に応じ、右上部に表示し、件名ごとに番号を付し、当該文書の秘密取扱期間を表示するものとする。
（秘密文書の複製等）
第４６条 極秘に属する秘密文書は、複製してはならない。
２ 秘に属する行政文書は、主務課等の長の承認を受けて複製することが できる。
３ 前項の規定により複製された行政文書についても、秘密文書として取り扱うものとする。
（秘密文書の保管等）
第４７条 主務課等の文書管理担当者は、秘密文書の送付先の一覧表を作成し、常に秘密文書の所在を明らかにしておくものとする。
２ 秘密文書の保管は、当該行政文書の処理に直接関係のある者以外の者に漏えいしないよう厳重に行わなければならない。
３ 秘密文書に係る受付簿及び起案簿は、秘密文書以外の行政文書に係るものと別にするものとする。
（秘密文書の決裁）
第４８条 秘密文書で決裁を要するものは、主務課等の長又はその指定する者が携行して決裁を受けるものとする。
（秘密文書の発送の方法）
第４９条 秘密文書は、次に掲げる方法により、発送しなければならない。
（１）極秘に属する文書 第２６条第１項の規定にかかわらず、主務課等の文書管理担当者又はその指定する者が封筒に入れて携行すること。
（２）秘に属する文書 その内容の軽重により、書留郵便若しくは一般信書便事業者等の提供する信書便の役務のうち、書留郵便に準ずるものとして一般信書便事業者等において当該信書便物（同法第２条第３項に規定する信書便物をいう。）の引受け及び配達の記録をした信書便又は普通郵便若しくは一般信書便事業者等の提供する信書便のうち普通郵便に準ずるものとすること。
（他省庁の秘密文書の取扱い）
第５０条 他省庁から送付された秘密文書の秘密区分について取扱い上疑義が生じた場合は、主務部の長又は主務課等の長は、速やかに当該秘密区分を指定した者と協議して同一の秘密区分を用いるよう努めるものとする。
第８章 雑則
（文書管理規則の閲覧）
第５１条 この規則は、閲覧室に据え置き、一般の閲覧に供するものとす る。
（文書管理に関する細目）
第５２条 この規則に定めるもののほか、北海道開発局における文書の管理の細目に関し必要な事項は、局長が定める。
（法令の規定による特例）
第５３条 法律及びこれに基づく命令の規定により、行政文書の分類、作成、保存、廃棄その他の行政文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによる。
（開発建設部の文書管理）
第５４条 開発建設部における行政文書の管理については、この訓令に準じて局長若しくは首席監察官が定める。
（送付等の読み替え）
第５５条 この規則中、電子的方式による場合、「配布」、「返付」、「回付」、「送付」とあるのは、それぞれ「配信」、「返信」、「転送」、「送信」と読み替えるものとする。
附 則
この訓令は、平成１３年１月６日から施行する。ただし、第７条第１項、第１３条第２項、第３１条第７項、第３２条第３項及び第４項並びに第５１条の規定は、平成１３年４月１日から施行する。
附 則〔平成１３年３月３０日国土交通省訓令第１４３号〕
この訓令は、平成１３年４月１日から施行する。
附 則〔平成１４年４月１日国土交通省訓令第１７号〕
この訓令は、平成１４年４月１日から施行する。
附 則（平成１５年３月３１日訓令第２８号）
この訓令は、平成１５年４月１日から施行する。
附 則（平成１９年３月２８日訓令第７号）
この訓令は、平成１９年４月１日から施行する。
附 則（平成２０年１１月２７日訓令第８８号）
この訓令は、平成２０年１２月１日から施行する。
附 則（平成２１年３月３１日訓令第６号）
この訓令は、平成２１年４月１日から施行する。
この訓令は、平成２１年４月１日から施行する。
